Privacy Statement AevesBenefit

Dit is het Privacy Statement van Aeves Groep B.V. voor AevesBenefit (handelsnaam voor Aeves B.V. en Benefit Inkoopadviesgroep B.V.) en Aeves Executive Search B.V. Voor de leesbaarheid gebruiken we hierna de naam AevesBenefit voor alle hiervoor genoemde organisaties. In deze verklaring zetten wij uiteen hoe wij omgaan met de persoonsgegevens verwerken die wij in ons contact met u verkrijgen. Deze verklaring is onderdeel van het privacy beleid, waarmee AevesBenefit voldoet aan de bepalingen van de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens).

1. Dienstverlening AevesBenefit

AevesBenefit is hét inkoopadviesbureau voor Advies, Werving & Selectie en Detachering. In de publieke en private sector bieden wij uitdagende functies en een bruisend netwerk van ruim 300 gedreven inkoopexperts die ‘fun to work with’ zijn. Wij brengen u graag in contact met collega’s en partners, die hun inzichten met u delen.

2. Verzamelde persoonsgegevens

AevesBenefit verwerkt uw persoonsgegevens, indien u gebruik maakt van onze dienstverlening en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Wij doen daarbij ons best om uw gegevens te beschermen. Opsomming (limitatief) van de (type)persoonsgegevens die binnen AevesBenefit worden verwerkt

  • CV
  • NAW
  • Telefoonnummer en mailadres
  • Geslacht

Dit zijn de doeleinden waarvoor AevesBenefit uw persoonsgegevens kan verwerken:

  • verlenen van onze diensten, inclusief het verzenden van e-mails ter evaluatie van onze dienstverlening en het opstellen en uitvoeren van een arbeidsovereenkomst;
  • algemene informatievoorziening, inclusief het verzenden van nieuwsbrieven;
  • verplichtingen vanuit wet- en regelgeving;
  • gerechtvaardigd belang.

3. Beveiliging

Voor de website en de andere online systemen die AevesBenefit gebruikt, hanteren wij het zogenaamde SSL/TLS veiligheidssysteem. Hierdoor is de verbinding beveiligd en levert u data via een beveiligde verbinding bij ons aan. Deze techniek biedt de hoogste veiligheid en wordt daarom bijvoorbeeld ook door banken gebruikt voor gegevensbeveiliging tijdens online bankieren. Dat uw gegevens versleuteld verzonden worden, ziet u aan het symbool van een sleutel of gesloten slot in de statusbalk van uw browser.

Voor e-mailverkeer maakt AevesBenefit gebruik van Google G-Suite. Dit is de streng beveiligde zakelijke omgeving van Google. Alle gegevens staan in Nederland opgeslagen bij Neostrada, op twee locaties (in Dronten en Haarlem). In deze whitepaper licht Google haar beleid toe.

4. Gegevens van uw websitebezoek

Wij ontvangen gegevens op basis van uw bezoek aan onze website. Een voorbeeld hiervan is hoe u onze website heeft gevonden. Deze gegevens gebruiken wij om een duidelijker beeld te krijgen van onze (potentiële) klanten en kandidaten. Aan de hand van deze gegevens verbeteren wij onze website en dienstverlening om beter te voldoen aan persoonlijke voorkeuren.

Op de site gebruiken wij ook Google Analytics om de werking van de site te analyseren en om het rendement van verkeersbronnen te meten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. AevesBenefit heeft Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven.

4.1 Cookies van AevesBenefit

Bij bezoek aan de AevesBenefit website plaatsen wij drie soorten cookies op uw apparaat (zoals computer, laptop, iPad of mobiele telefoon): functioneel (om opnieuw in kunnen te loggen), analytisch (van Google Analytics en Anoniem) en tracking- en marketing-cookies (LinkedIn, Twitter en Facebook). Vanaf juni 2018 is de laatste cookie optioneel voor bezoekers aan de website. Kijk voor meer informatie in onze Cookie statement voor de websites: aevesbenefit.com; werkenbijaevesbenefit.com en aeves-executivesearch.com.

4.2 Cookies van sociale netwerken

Op onze website zijn links/knoppen opgenomen om bepaalde webpagina’s te promoten. Het gaat om sociale netwerken zoals LinkedIn, Twitter en Facebook. Deze knoppen bevatten coderingen die van de sociale media zelf afkomstig zijn. Met deze coderingen worden cookies geplaatst; AevesBenefit heeft hier geen invloed op. Voor meer informatie over het gebruik van persoonsgegevens via verwerking van cookies, leest u de privacy-verklaringen van LinkedIn, Twitter en Facebook.

5. Werkwijze

Voor het verlenen van onze diensten maken wij gebruik van persoonsgegevens in onze goed beveiligde database. Deze gegevens nemen wij op indien u ons uw gegevens, curriculum vitae en/of uw motivatiebrief upload via de website. U geeft dan direct expliciet toestemming dat wij uw gegevens in ons systeem mogen verwerken voor onze dienstverlening.

Een alternatief voor de website is dat u uw gegevens per e-mail naar ons toestuurt, dat wij uw openbare profiel downloaden van LinkedIn of dat wij uw cv via een andere weg aan onze database toevoegen. Bij het eerste contact, anders uiterlijk binnen een maand na het ontdekken van uw openbare profiel op LinkedIn of het ontvangen van uw cv via een andere bron, vragen wij u of wij uw profiel in onze database mogen verwerken voor onze dienstverlening.

Voor specifieke opdrachten of vragen benaderen wij u vervolgens telefonisch en/of per e-mail. Voor deze gegevens gelden de voorwaarden voor de bewaartermijn, zoals hierna beschreven. In alle gevallen geldt dat als u er geen prijs (meer) op stelt dat wij uw gegevens verwerken, wij deze binnen een maand zullen anonimiseren. U heeft dus altijd het recht om de eerder gegeven toestemming in te trekken. Wij benaderen u dan niet meer voor onze dienstverlening.

Proces besluitvorming bij AevesBenefit

Volgens de AVG moet in het privacy statement worden beschreven of enige besluitvorming bij AevesBenefit geautomatiseerd plaatsvindt. Een voorbeeld hiervan is het automatisch uitsluiten van kandidaten voor een vacature. De informatie in onze database en andere systemen is doorzoekbaar. Beslissingen worden bij AevesBenefit echter nooit geautomatiseerd genomen, maar door onze hoogopgeleide professionals.

Delen met anderen

AevesBenefit verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien en voor zover dit noodzakelijk is en alleen met expliciete toestemming van een kandidaat of medewerker.

Veelal is het doel hiervan: de uitvoering van een overeenkomst (met een opdrachtgever, een tussenpartij van de opdrachtgever of een medewerker). In al onze overeenkomsten met opdrachtgevers of tussenpartijen van opdrachtgevers staat dat de andere partij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat. Dit geldt ook voor andere partijen die gegevens van AevesBenefit verwerken, zoals de leasemaatschappij. Hier heeft AevesBenefit verwerkersovereenkomsten mee afgesloten.

AevesBenefit is gevestigd in Europa en dat geldt ook voor haar opdrachtgevers. AevesBenefit geeft dan ook in principe geen persoonsgegevens door aan opdrachtgevers of internationale organisaties buiten de Europese Unie.

5.1 Wet- en regelgeving

AevesBenefit moet ook gegevens verstrekken om te voldoen aan wet- en regelgeving. Een voorbeeld hiervan is het verstrekken van informatie aan de Belastingdienst bij aanvang van een dienstverband. U geeft hier toestemming voor bij het ondertekenen van uw arbeidsovereenkomst. Meer informatie hierover staat in het personeelshandboek dat u bij uw arbeidsovereenkomst ontvangt.

5.2 Doelstelling – Informatievoorziening

Graag houden wij geïnteresseerden op de hoogte van ontwikkelingen binnen de organisatie en/of in de markt. Via onze websites kunt u zich abonneren op onder andere:

  • Job Alerts: berichten over de nieuwste vacatures die passen bij uw profiel;
  • Nieuwsbrieven: met artikelen, columns en informatie over evenementen;
  • Uitspraak van de week.

Alleen als u zich heeft geabonneerd voor de Job Alert, Nieuwsbrieven of Uitspraak van de week sturen wij u de betreffende informatie toe. Uw gegevens worden niet voor andere doelstellingen gebruikt, tenzij u daar expliciet toestemming voor geeft. U kunt zich altijd afmelden via de afmeld-koppeling in het bericht. Wij zullen dan uw gegevens anonimiseren en u ontvangt dan geen informatie meer van AevesBenefit.

Veel informatie over AevesBenefit vindt u overigens ook terug op onze website, de social media accounts van AevesBenefit en/of onze relaties (LinkedIn, Twitter en Facebook), in vakbladen en op websites als www.inkopers-cafe.nl en www.aanbestedingscafe.nl.

6. Bewaartermijn persoonsgegevens

Voor u is de dienstverlening van AevesBenefit hopelijk langdurig interessant. Wie voor de ene functie is afgewezen, kan bijvoorbeeld uitermate geschikt zijn voor een functie die op een later moment bekend wordt. De meeste professionals volgen bovendien langdurig de ontwikkelingen in hun vakgebied. Daarom bewaren wij persoonsgegevens standaard 2 jaar. Daarna vragen wij u opnieuw om uw toestemming om de gegevens te bewaren. Zonder die toestemming anonimiseren wij uw gegevens binnen een redelijke termijn.

Voor medewerkers van AevesBenefit geldt verder dat zodra uw dienstverlening bij ons eindigt of beëindigd wordt, wij bepaalde gegevens op basis van de wettelijke bewaartermijn blijven bewaren. Gegevens die niet meer nodig zijn worden tijdig geanonimiseerd. Na de wettelijke bewaartermijn worden alle gegevens geanonimiseerd.

7. Opvragen, wijzigen of verwijderen van uw gegevens

U heeft het recht om te vragen om inzage in, een afschrift van, correctie van of verwijdering van uw gegevens. Ook kunt u een verzoek indienen om een gegevensexport op te vragen voor gegevens die wij met uw toestemming gebruiken, of gemotiveerd aangeven dat u de verwerking van persoonsgegevens door ons wil laten beperken. Stuur hiervoor een e-mail naar het e-mailadres onderaan dit Privacy Statement.

Ter voorkoming van misbruik vragen wij u om zich te identificeren. Om zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij verzoeken wij u om in deze kopie de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit is om uw privacy te waarborgen. AevesBenefit zal zo snel mogelijk, maar binnen 4 weken, uw verzoek afhandelen.

8. Functionaris voor de Gegevensbescherming

AevesBenefit heeft er vrijwillig voor gekozen een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aan te stellen, volgens de AVG-criteria. Deze FG controleert de naleving van de AVG bij AevesBenefit en is de eerste aanspreekpunt voor vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens en derden.

9. Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u nog algemene vragen over de wettelijke bescherming van persoonsgegevens of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Hiervoor kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. U kunt daar ook eventueel een klacht indienen (via Melden), indien u het niet eens bent met onze afhandeling van uw verzoek(en).

10. Wijziging van deze Privacy Statement

Dit Privacy Statement kan altijd worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen vindt u terug op deze pagina. Deze versie is gepubliceerd te Amsterdam op 4 juni 2018.

11. Contactgegevens

Voor meer informatie over dit Privacy Statement, kunt u altijd contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming.

Aeves Groep

Functionaris voor Gegevensbescherming – Susan Schutjes
Hogehilweg 3 1101 CA Amsterdam
Tel: +31(0)20 311 64 99
E-mail: info@aevesbenefit.com
Website: www.aevesgroep.com