Verslag Ronde Tafel

Ronde Tafel bijeenkomst ‘Inkoop van Arbodienstverlening en preventie’

29 jan 2020

Op 10 december heeft AevesBenefit in samenwerking met Het Mediahuis Nederland (voorheen Telegraaf Media Groep) en Procumulator een Ronde Tafelbijeenkomst georganiseerd met als onderwerp ‘Inkoop van Arbodienstverlening en preventie’.
Met een mooie mix aan bedrijven uit de private en publieke sector, inkopers en HR professionals is er ingezoomd op de huidige marktsituatie en de uitdagingen die hierbij komen kijken.

Theorie
Vanuit een expertrol hebben Alexandra Vreeburg (Adviseur Gezondheidsmanagement, Mediahuis) en Annemarie ten Hoope (Senior Purchaser Procumulator) ondersteunende theorie gepresenteerd en hun ervaring gedeeld. Alexandra zoomde in op de veranderingen in de rol van arbodienstverlening en preventie binnen Het Mediahuis waarbij de focus ligt op voorkomen in plaats van genezen en waarbij casemanagement een grotere rol gaat spelen; ziek zijn overkomt je en voor verzuim kies je. Het is hierin belangrijk om te weten hoe hoog de drempel is om je ziek te melden (oftewel wat is de verzuimdrempel) en hoe lang het verzuim gemiddeld duurt. Wanneer je inzicht hebt over de onderdelen de verzuimfrequentie, en als de verzuimduur hoog is, dan is het zaak om met elkaar hier actie op te ondernemen.

Annemarie doorloopt op dit moment een tendertraject op het gebied van arbodienstverlening voor een groep van Retail klanten. Persoonlijk contact en aandacht voor de leveranciers speelt een grote rol bij het tendertraject, zeker vanwege de aard van de dienstverlening, waarbij de Arboarts intens en direct contact heeft met je medewerkers.

Daarnaast is inzicht in je eigen gegevens met betrekking tot verzuim, (melding frequentie, kort-, middel- en lang verzuim) belangrijk om voorafgaand aan het tendertraject in kaart te hebben. Zorg er dus voor dat je deze met je huidige partij in kaart brengt en alle gegevens duidelijk zijn. De samenwerking met de HR afdeling zal ook in het voortraject al actief moeten worden opgepakt.

Als laatste aandachtspunt is het nabellen, of eventueel bezoeken, van referenties een onderdeel om voldoende tijd aan te besteden. Juist tijdens deze gesprekken komen er mogelijk nog zaken naar voren waar onvoldoende over is nagedacht.Inkoopproces Arbodienstverlening 1Inkoopproces Arbodienstverlening

De volgende aandachtspunten zijn samen met de deelnemers verder uitgediept:

  1. Marktontwikkelingen waarbij de arbodienstverlener de machtspositie heeft

De huidige markt biedt een ruime keuze (ca. 240) aan Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten (SBCA) gecertificeerde arbodienstverleners. Daarnaast hebben de dienstverleners vanwege een tekort aan Arboartsen niet alle ruimte om aan te bieden op iedere uitvraag. Het gevolg hiervan is dat ze een positie krijgen om te kunnen bepalen waar ze wel, en waar ze niet op in gaan schrijven/offreren. Dit kan resulteren in een laag aantal geïnteresseerden op je tender.

De arbodienstverlener heeft zich verplaatst van ‘routine-leverancier’ naar een ‘knelpunt-leverancier’, waarbij de klant een verminderende machtpositie heeft. Dit vergt een andere manier van uitvragen en samenwerking. De benadering van de leverancier zal vanaf het voortraject van je tender hierdoor een andere insteek hebben. Eén van samenwerking waarbij persoonlijke interactie en contact een grote rol speelt.

Door de stijging in verzuim[1], onder andere de toename aan psychische klachten, zal deze ontwikkeling`, waar de arbodienstverlener steeds meer macht krijgt, naar verwachting doorzetten. Een mogelijk gevolg hierop zijn stijgende tarieven.

[1] https://www.arboned.nl/nieuws/20190326-persbericht-verzuim-in-nederland-blijft-stijgen

  1. Referenties inzetten voor voorselectie

Gebruik je netwerk als het gaat om het nagaan van referenties. Waar moet je op letten, welke bedrijven zijn er en hoe vind je de passende arbodienstverlener. De match met het bedrijf is namelijk belangrijk. Hoe passen de missie en visie bij elkaar? Bel vooral concullega’s en vraag hen naar hun ervaringen. Geef in je tendertraject voldoende aandacht hiervoor en vraag ook aan de inschrijvers of zij referenties kunnen aangeven die gelijkwaardig zijn aan omvang en ‘tak van sport’.

  1. Welke inrichting van dienstverlening past het beste bij je bedrijf?

Arbodienstverlening kent twee basisinrichtingen: 1. Vangnetregeling en 2. Maatwerkregeling. Combinaties of hybridemodellen hiervan zijn steeds vaker aan de orde. Een combinatie van een Arboarts met een casemanagers met taakdelegatie wordt tegenwoordig vaak ingezet, ook om de krapte onder Arboartsen te pareren. Het is hierbij van groot belang dat de verschillende verantwoordelijkheden duidelijk zijn binnen het bedrijf, wie heeft er welke mate van beslissingsbevoegdheid om bijvoorbeeld een doorverwijzing te geven en welke vragen mag je stellen aan de medewerker.

  1. Wie is er verantwoordelijk voor de informatievoorziening?

Vanuit de arbodienstverlening is een berg aan informatie te verkrijgen met betrekking tot de huidige samenwerking en verzuimgegevens. Om goed zicht te krijgen op de markt, de ontwikkelingen en de passende inrichting van dienstverlening voor jouw bedrijf is een goede samenwerking tussen de HR- en inkoopafdeling van groot belang. Beide hebben een netwerk waaruit geput kan worden en er zal samen gekeken moeten worden naar de manier van werken binnen de organisatie en in hoeverre deze passend is.

  1. Wie is er verantwoordelijk voor verlaging van het verzuim?

Van oudsher wordt het verlagen van verzuim bij de arbodienstverlener en HR ondergebracht. Maar is dit juist? Kies je je arbodienstverlener op basis van het percentage aan verlaging die ze aangeven te kunnen bieden? In een samenwerking zal hier gezamenlijk op ingespeeld gaan worden. De arbodienstverlener kan met zijn kennis en ervaring mogelijkheden bieden en inzichten geven over manieren voor verlaging van het verzuim, maar net zo belangrijk is het om intern na te gaan of de verantwoordelijkheid van verzuimverlaging alleen bij een HR afdeling kan worden belegd. Zijn lijnmanagers of afdelingshoofden voldoende betrokken en is het opgenomen in de persoonlijke doelstellingen? Kan verzuim wellicht onderdeel worden van de directiestrategie? Zodat er een bredere focus op verzuim komt en het gehele bedrijf gezamenlijk strijdt voor een verlaging van het verzuim.

Workshop
Gedurende een workshopsessie zijn 3 hoofdonderwerpen, die in gezamenlijk overleg zijn vastgesteld, in groepsverband uitgewerkt.

Conclusie
De algemene conclusie uit deze Ronde Tafel is dat het inkopen van arbodienstverlening geen standaard spel is. De samenwerking met de HR afdeling en mogelijk met de directie is van groot belang voor het behalen van de doelstelling, een lager verzuim. Door middel van de wisselwerking zijn er veel inzichten gekomen en opheldering verkregen over hoe je de markt het beste kunt benaderen en hoe belangrijk netwerken is binnen dit inkooppakket. De veranderende markt zorgt voor nieuwe methodes om het inkoopproces in te gaan en samenwerking, match en het beleggen van verantwoordelijkheden zijn belangrijke onderwerpen voor de juiste (nieuwe) relatie met de Arbodienstverlener.

Sylvia Belter, Senior Inkoopconsultant

Wilt u een Ronde Tafel bij AevesBenefit bijwonen?
AevesBenefit organiseert een aantal keer per jaar een Ronde Tafel bijeenkomst in Amsterdam voor telkens maximaal 15 personen. Deelnemers worden bijgepraat en bespreken met elkaar actuele en specifieke onderwerpen. De twee eerstvolgende zijn gepland op:

  • Dinsdag 31 maart (14-18 uur) – thema: De toekomst van inkoop. Als gastsprekers leidt consultant John van Veen van AevesBenefit dit onderwerp in.
  • Dinsdag 9 juni (14-18 uur) – thema: Category Management. Als gastsprekers leidt consultant Joris Krol van AevesBenefit dit onderwerp in.

Meld u kosteloos aan en stuur een e-mail naar info@aevesbenefit.com