Verslag Brainboost | Innovatie aanbestedingsvormen

8 nov 2021

Inleiding

Op donderdagmiddag 28 oktober vond de 22e Brain Boost plaats. Deze stond in het teken van de praktische toepasbaarheid van innovatiegerichte aanbestedingsvormen. Daarbij werd gekeken naar de redenen voor innovatiegericht inkopen, een aantal van de toepasbare inkoopprocedures en aandachtspunten bij de toepassing daarvan.

Wat kwam er ter sprake?

In de introductie is eerst besproken welke definitie van innovatie wordt gehanteerd, in dit geval de definitie uit artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012:

de toepassing van een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, een nieuwe of aanmerkelijk verbeterde dienst of een nieuw of aanmerkelijk verbeterd proces

Door innovatiegericht in te kopen, kunnen aanbestedende diensten bijdragen aan een breed scala van (beleids)doelen, waaronder het laten creëren van nieuwe oplossingen voor bestaande behoeften en het vergroten van de winstgevendheid van innovatieve ideeën. Innovatiegericht inkopen heeft ook enkele risico’s met zich, bijvoorbeeld het risico dat de oplossing na een langdurig en kostbaar ontwikkeltraject niet aansluit bij de behoefte van de aanbestedende dienst. Per uitvraag zullen de doelen en de risico’s tegen elkaar moeten worden afgewogen.

Praktisch toepasbaar?

Reeds bestaande innovatieve producten of diensten kunnen met de standaard aanbestedingsprocedures worden ingekocht. Wil een aanbestedende dienst een product of dienst laten ontwikkelen of verbeteren, dan bestaan daarvoor een aantal bijzondere procedures. Een deel van deze procedures zijn tijdens deze Brain Boost besproken:

  1. Het innovatiepartnerschap

Het innovatiepartnerschap is een procedure die kan worden toegepast voor een overheidsopdracht die is gericht op de ontwikkeling en aanschaf van een innovatief product of werk of een innovatieve dienst dat niet reeds op de markt beschikbaar is. Bij het innovatiepartnerschap zoekt de aanbestedende dienst met andere woorden de beste aanbieder van/voor een nog te ontwikkelen oplossing.

Of een oplossing ‘nog niet op de markt beschikbaar is’ vraagt het uitvoeren van een marktverkenning en marktonderzoek (en eventueel een onderzoek patenten). De reikwijdte van het onderzoek is afhankelijk van de aard van de oplossing.

Het innovatiepartnerschap omvat drie fasen: de mededingingsfase, de ontwikkelfase en de commerciële fase. De commerciële fase omvat de inkoop van de ontwikkelde producten en vormt de afronding van de procedure.

  1. Concurrentiegerichte dialoog

De concurrentiegerichte dialoog kan onder meer worden toegepast wanneer niet kan worden voorzien in de behoeften van de aanbestedende dienst zonder aanpassing van gemakkelijk beschikbare oplossingen of er sprake is van een ontwerp- of innovatieve oplossing. Er moet met andere woorden geen standaard- of gemakkelijk aan te passen oplossing voor handen zijn.

De concurrentiegerichte dialoog omvat twee fasen: de selectiefase en de dialoogfase. De selectiefase wordt afgesloten met een uitnodiging tot deelname aan de dialoog. Pas nadat de dialoog is gevoerd, dienen deelnemers hun inschrijvingen in.

  1. Mededingingsprocedure met onderhandeling

De mededingingsprocedure met onderhandeling kan in dezelfde omstandigheden worden toegepast als de concurrentiegerichte dialoog. Deze procedure wijkt op de volgende onderdelen af van de concurrentiegerichte dialoog

De mededingingsprocedure met onderhandeling omvat twee fasen: de selectiefase en de onderhandelingsfase. De selectiefase wordt afgesloten met een uitnodiging tot het doen van een eerste inschrijving aan alle deelnemers die door de eerste selectie zijn gekomen. Deze inschrijvingen vormen het onderwerp van de onderhandelingen in de tweede fase. Over minimumeisen en gunningscriteria wordt niet onderhandeld.

  1. Prijsvraag

De prijsvraag is een procedure waarin een onafhankelijke jury een plan of ontwerp selecteert aan de hand van criteria opgenomen in aankondiging van de opdracht, al dan niet met toekenning van prijzen. Na afronding van een prijsvraag voor diensten kan het winnende plan of ontwerp worden ingekocht door middel van een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging, maar dit is geen onlosmakelijk onderdeel van de procedure.

De prijsvraag met inkoop omvat twee fasen: de prijsvraag en de inkoop. Voor de prijsvraag is voorgeschreven dat een onafhankelijke jury de ingediende plannen of ontwerpen beoordeeld. De aanbestedende dienst kan hier slechts van afwijken als dit vooraf is aangekondigd in het beschrijvend document.

  1. Precommerciële inkoop

Precommerciële inkoop is een inkoopprocedure die valt onder de uitzondering voor onderzoek en ontwikkeling. Dit betekent dat het niet conform de Aanbestedingswet hoeft te worden aanbesteed. De aanbestedingsbeginselen zijn nog wel van toepassing. Er bestaat geen vaste procedure voor de precommerciële inkoop. De Europese Commissie heeft een voorbeeld procedure omschreven met 4 fasen (0-3), terwijl de SBIR regeling van RVO uitgaat van twee fasen.

Door het ontbreken van een (traditionele) aanbestedingsplicht bestaat er een risico op onterechte staatssteun bij precommerciële inkoop. Daar zal op moeten worden toegezien

Tips and tricks

  • Er is niet één manier om innovaties in te kopen.
  • Aantal handvatten:
  • Neem voldoende tijd en zorg voor draagvlak.
  • Zorg voor een duidelijke behoeftedefinitie:
    • Wat is het probleem (niet: wat is de gewenste oplossing)?
    • Hoe groot is het probleem?
    • Wie zijn er bij het probleem betrokken?
    • Welke kenmerken en randvoorwaarden moet de oplossing in ieder geval bevatten?
  • Vorm een kernteam met alle noodzakelijke (technische) kennis en duidelijke rolverdeling.
  • Onderzoek wat beschikbaar is en spreek marktpartijen.
  • Kies de best passende inkoopprocedure.
  • Bepaal hoe om te gaan met IE-rechten oplossing.
  • Stel vast dat de te betalen prijs marktconform is (geen onrechtmatige staatssteun):
    • Doordat een openbare mededingingsprocedure is gevolgd.
    • Op basis van informatie ingewonnen in marktconsultatie of bij onafhankelijke expert.
  • Indien dit niet mogelijk is (of in geval van twijfel): Staatssteun-notificatie Europese Commissie.

Wil je alsnog de handouts (sheets en extra informatie) van deze Brain Boost ontvangen, stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com.

Volgende keer erbij zijn?

Van harte uitgenodigd! De volgende Brain Boost sessie is gepland op 2 december 2021 van 14.00 tot 16.00 uur en vindt plaats via Microsoft Teams. Het onderwerp dat centraal staat: “herstel van gebreken”.

Wat zijn nu eigenlijk gebreken die zich lenen voor herstel? De ontbrekende handtekening op de aanbiedingsbrief, de btw in het prijzenblad, of het alsnog aanvullen van een weggevallen tekstvlak in een ingediende referentie? Voor iedere inkoper en aanbestedingsjurist aan de orde van de dag.

Alle belangrijke jurisprudentie, van Europese Hof van Justitie, de Nederlandse rechtspraak en de Commissie van Aanbestedingsexperts, zal de revue passeren. Maar we blijven ook deze keer niet bij het juridische kader: de praktijkvoorbeelden van de inkopers staan centraal.

Wissel uw werkwijze, vragen en ideeën uit met collega-inkopers en aanbestedende diensten. Een levendige discussie (wederom) gegarandeerd

Deelnemen? Stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com