Verslag Brain boost ontbijtsessie ‘Objectieve leverancierskeuze’

1 dec 2017

Wij zijn gestart! Op donderdagochtend 23 november 2017 vond de eerste ‘Brain Boost ontbijtsessie’ plaats bij AevesBenefit. Het thema was: de objectieve leverancierskeuze. Het was een zeer informatieve en interactieve sessie; precies zoals wij voor ogen hadden met de organisatie van deze nieuwe reeks. Onder het genot van jus, croissants, koffie en andere ontbijtversnaperingen werd de juridische stand van zaken ten aanzien van “de objectieve leverancierskeuze” gepresenteerd en werden ervaringen uitgewisseld en flink gediscussieerd.

Wat hebben we besproken?

Centraal stonden de vragen “Hoe tot een objectieve selectie van leveranciers te komen?”, “Welk beleid hiervoor op te stellen?”’ en “Wat houdt de motiveringsverplichting in?”. We startten de sessie met een toelichting op het regelgevend kader voor de objectieve leverancierskeuze en wettelijke verplichtingen. Op basis van artikel 1.4 Aanbestedingswet 2012 is een aanbestedende dienst verplicht de keuze voor een leveranciers op basis van objectieve criteria te bepalen en moet de aanbestedende dienst dit op verzoek kunnen motiveren. Het artikel is van toepassing op alle overheidsopdrachten die binnen de scope van de Aanbestedingswet 2012 vallen. In de wetsgeschiedenis zijn enkele aanknopingspunten te vinden wat de wetgever heeft beoogd.

Nadere kaders over de objectivering van de leverancierskeuze zijn echter te vinden in de jurisprudentie. Wij namen wat uitspraken door, en zoals altijd, zijn de feiten en juridische overwegingen voor alle juristen en niet-juristen voer voor discussie. Zo spraken wij over de Kadaster-zaak, waaruit volgt dat de aanbestedende dienst bij meervoudig onderhandse aanbestedingen in beginsel vrij is om te bepalen wie zij uitnodigt, maar dat een partij niet uitnodigen onrechtmatig kan zijn indien de keuze niet gebaseerd is op objectieve criteria (HR, 25 maart 2016, ECLI:NL:HR:2016:503). Ook de Raad van Arbitrage voor de Bouw benadrukt die grote mate van vrijheid voor de aanbestedende dienst (RvA voor de bouw 3 maart 2016 nr.72.046). Overigens spreekt die Raad zich in die uitspraak ook specifiek uit over het toepassen van past performance als objectief criterium voor de leverancierskeuze (lees: past performance was in dat geval voldoende geobjectiveerd en geconcretiseerd om als criterium te dienen). Die zaak, maar überhaupt het aansnijden van past performance, hield de gemoederen bezig. Net als de altijd terugkerende aspecten als loting, groslijstenmethodiek en stimuleren van de lokale  economie. 

Tips & tricks

Do:

  • Objectiveer ervaring, technische en professionele vaardigheden door te kijken naar lidmaatschappen en certificaten. Stel uzelf de vraag: welke geschiktheidscriteria zou ik hanteren bij een openbare procedure?
  • Gebruik een combinatie van criteria. Selecteer bijvoorbeeld één ondernemer op basis van past performance (of op aanraden van de interne klant), één op basis van omvang van de onderneming en één op basis van erkende vaardigheden.
  • Leg de motivering vast in het inkoopdossier zodat u deze op ieder moment op verzoek kan verstrekken. Let wel: het gaat om de verplichting objectieve criteria te hanteren voor de keuze waarom partijen wel uit te nodigen en niet waarom partijen niet. Het is dus niet nodig dat u een sluitende motivering voor iedere individuele niet-uitgenodigde leverancier op de plank heeft liggen. Maar sta wel – op objectieve gronden – achter uw keuze!
  • Naast artikel 1.4 Aanbestedingswet 2012 zijn de algemene beginselen van aanbestedingsrecht, de precontractuele redelijkheid en billijkheid en (bij bestuursorganen:) de algemene beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing op het handelen van de aanbestedende dienst en dus de selectie van leveranciers. Handel ook conform. Zit u fout? Nodig een extra (klagende) leverancier uit of zet deze op de lijst voor de volgende keer en licht uw handelwijze toe.
  • Eén deelnemer had een goede “omdenken”-tip: ga past performance niet uit de weg, maar nodig juist de leverancier waar u ontevreden over bent uit om beterschap te tonen. Immers, het is vaak ook de interne organisatie die bij gebrekkige performance steken laat vallen.

Don’ts:

  • Selecteer niet alleen op past performance van uw eigen organisatie of van een ander. Laat u niet te veel leiden door subjectiviteit en, bovendien: laat u verrassen.
  • Gebruik niet alleen loting, maar dwing uzelf tot inrichten van objectieve criteria om tot de gewenste selectie te komen en, blijkt dat onvoldoende bepalend, loot dan als ultimum remedium.
  • Selecteer niet alleen lokale partijen (discriminatoir).
  • Ga niet random een zoekpagina raadplegen om tot je selectie te komen (voorkom willekeur).
  • Creëer geen ingewikkelde groslijstmethodiek als er geen sprake is van regelmatige terugkerende aankopen: veel administratieve lasten.

Volgende keer erbij zijn?

Welkom! De volgende Brain Boost ontbijtsessie is gepland op 18 januari 2018, om 8.00 uur (Hogehilweg 3, Amsterdam). Wederom staat het ontbijt en de koffie klaar. Het onderwerp dat centraal staat: “Herstel van gebreken; wat mag (niet)?”. Wat zijn nu eigenlijk gebreken die zich lenen voor herstel? De ontbrekende handtekening op de aanbiedingsbrief, de BTW in het prijzenblad, of het alsnog aanvullen van een weggevallen tekstvlak in een ingediende referentie? Voor iedere inkoper en aanbestedingsjurist aan de orde van de dag.

Alle belangrijke jurisprudentie, van Europese Hof van Justitie, de Nederlandse rechtspraak en de Commissie van Aanbestedingsexperts, zal de revue passeren. Maar we blijven ook deze keer niet bij het juridische kader: de praktijkvoorbeelden van de inkopers staan centraal. Wissel uw werkwijze, vragen en ideeën uit met collega-inkopers en aanbestedende diensten. Een levendige discussie (wederom) gegarandeerd.

Deelnemen? Stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com

 

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Facebook