Verslag Brain Boost sessie ‘gunningsmethodieken’, donderdag 28 februari 2019

13 mrt 2019

Op donderdagochtend 28 februari 2019 vond de zevende ‘Brain Boost sessie’ plaats. Deze stond in het teken van het aanbestedingsrechtelijk relevante onderwerp ‘gunningsmethodieken’. De volgende vragen stonden centraal: “op basis van welke methodiek verdeel je als aanbestedende dienst de punten tussen de inschrijvingen? Hoe doe je dat en, belangrijker nog, wordt hiermee het doel dat je voor ogen hebt behaald? En wat is er waar van de stelling dat de keuze voor de gunningsmethodiek bij een Europese aanbesteding uiteindelijk de winnaar bepaalt?”.

Wat kwam er ter sprake?

Na een uiteenzetting van het regelgevend kader, waarin de relevante artikelen uit de Aanbestedingswet 2012 werden ontleed, was er volop ruimte en aandacht voor relevante en actuele rechtspraak. Niet alleen het arrest Succhi di Frutta (met haar vermaarde rechtsregel dat ”alle voorwaarden van de gunningsprocedure moeten op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze worden opgenomen in de aanbestedingsstukken”) passeerde de revue, maar ook diverse recente uitspraken van lagere rechters. Op deze wijze kregen de deelnemers een goed beeld van hoe dit onderwerp zich door de jaren heen in de jurisprudentie heeft ontwikkeld.

Het eerste gedeelte van de sessie stond in het teken van een inkoop technische en juridische analyse van zes bouwstenen, die een aanbestedende dienst helpen bij het bepalen van de juiste gunningsmethodiek in iedere situatie. De zes bouwstenen zijn:

  1. De opbouw van het criterium “prijs” vanuit verschillende sub-criteria: indien het prijscriterium uit meerdere componenten bestaat en door een aanbestedende dienst niet goed wordt nagedacht over het belang van deze componenten afzonderlijk, kan dit leiden tot strategisch inschrijven. Kies je voor meerdere prijscomponenten, denk dan op voorhand goed na over het ‘gewicht’ van iedere component. Ben daarnaast beducht op strategische inschrijving en leg in de aanbestedingsstukken goed vast binnen welke kaders strategisch inschrijven is toegestaan.
  2. De te hanteren scoremethodiek voor een gunningscriterium niet vermelden: dit leidt tot minder goede aanbiedingen en laat mogelijkheden tot manipulatie open. Daarnaast is het achterwege laten van de scoremethodiek onrechtmatig. Kortom: vermeld altijd al in de aankondiging van de overheidsopdracht welke scoremethodiek van toepassing is op de opdracht.
  3. Relatieve scores gebruiken voor gunningscriteria: een groot probleem van deze scoremethodiek is dat de rangorde tussen twee leveranciers af kan hangen van de offerte van een derde leverancier. Het toevoegen of weglaten van een leverancier kan derhalve een effect hebben op de scores van alle leveranciers en op de rangorde van de leveranciers. De zogenaamde ‘rangorde-paradox’ die kan optreden is het gevolg van de relatieve scores. Vanuit juridisch oogpunt is de keuze voor een relatieve scoremethodiek echter niet verboden maar wees dus alert op de risico’s ervan.
  4. Vlakke beoordelingscriteria gebruiken: de scoremethodiek die voor het criterium gehanteerd wordt is zodanig dat alle offertes ongeveer dezelfde score toegekend krijgen. Het criterium verliest daarmee zijn onderscheidend vermogen; de gunning zal door de andere criteria worden bepaald (wanneer deze niet vlak zijn). Het probleem van een vlak criterium is telkens hetzelfde; als je niet de gehele range van scores gebruikt verklein je het belang van het criterium. Ben je bewust van het gevaar indien je voor kwaliteit een vlak criterium hanteert en voor prijs een relatieve scoremethodiek (waarbij de maximale score bijna altijd wordt toegekend). Doordat slechts één van beide criteria vlak is wordt ook het relatieve belang van de criteria beïnvloed: door deze methode toe te passen is het belang van prijs ten opzichte kwaliteit groter dan beoogd. Hiermee ontstaat een ongewenste situatie: immers, op voorhand had je als aanbestedende dienst een andere prijs/kwaliteitsverhouding voor ogen.
  5. Het gebruiken van extra ondergrenzen: in aanbestedingsstukken wordt wel eens een ondergrens vermeld voor één van de gunningscriteria. Bijvoorbeeld door te stellen dat een offerte minstens een 6 moet scoren op kwaliteit om niet uitgesloten te worden. Een minimum stellen aan bepaalde prestaties is op zich niet verkeerd, maar vaak wordt er geen rekening gehouden met het gevolg van een ondergrens voor wat betreft het belang van het criterium in de gunning. Wees hier dan ook alert op.
  6. De vorm van de scoregrafiek: in de meest voorkomende gunningsmethodieken wordt de geboden offerteprijs omgezet naar een puntenscore. Met de formule die hiervoor gebruikt wordt kan een scoregrafiek worden gemaakt; prijs uitgezet tegen de bijbehorende puntenscore. Die grafiek kan verschillende vormen hebben, bijvoorbeeld een rechte lijn (lineair verband) of een holle of bolle vorm. Vaak is de aanbestedende dienst zich niet bewust van de vorm van de scoregrafiek, terwijl deze belangrijke implicaties heeft voor de gunning. Een grafiek met een holle vorm is ongewenst omdat een bepaald prijsverschil tussen twee offertes niet naar rato van het prijsverschil, een verschil in punten oplevert. Zo kan een klein prijsverschil tussen twee lage prijzen leiden tot een groot puntenverschil en een groot prijsverschil tussen twee hoge prijzen leiden tot een klein puntenverschil. Kortom: een holle grafiek – die bij hogere prijzen steeds horizontaler gaat lopen – geeft feitelijk aan dat er een prijsniveau is waarna het de aanbestedende dienst niet veel meer uitmaakt als de offerteprijs nog hoger is. Ken deze gevaren voordat je de aanbesteding publiceert en ‘speel’ met enkele verwachte inschrijfprijzen, uitgezet in grafiekvorm.

Na de bouwstenen stonden we stil bij de vele tientallen gunningsmethodieken die in de praktijk worden toegepast. Voor veel van deze methodieken geldt dat deze niet geschikt zijn om te gebruiken binnen het publieke inkoopdomein. Enerzijds omdat deze methodieken te complex zijn, waardoor de foutgevoeligheid te hoog is. Anderzijds omdat ze te veel ‘ruimte’ laten aan inschrijvers, zodat het risico op strategisch en zelfs manipulatief inschrijven groot is.

De gunningsmethodieken die zich hier wel voor lenen en die breed toepassing vinden in de publieke inkooppraktijk zijn:

  1. Gunnen op waarde: bij deze methode worden naast inschrijfprijs, alle kwaliteitsaspecten gewogen en in euro´s gewaardeerd. Inschrijvers worden dus beoordeeld op de aangeboden waarde;
  2. Value for money: welke inschrijving biedt de meeste waarde voor het geld?
  3. Gewogen factor methode: bij deze methode wordt de score, ook voor de prijs, uitgedrukt in punten, waarna de gewogen punten bij elkaar worden geteld.

Per methodiek kwamen de onderscheidende elementen aan bod, werden de voor- en nadelen besproken en werd aangegeven in welke situatie het beste welke methodiek kon worden toegepast.

Met elkaar kwamen we tot de conclusie dat het bepalen van de juiste gunningsmethodiek veel tijd kost. Al in de oriëntatiefase van een aanbestedingsprocedure dient er voldoende aandacht aan te worden besteed. Maar de tijd en energie die erin wordt geïnvesteerd betaalt zich terug. Immers, het kiezen van de juiste methodiek zorgt ervoor dat vraag en aanbod optimaal op elkaar aansluiten en dat de potentie uit de markt maximaal wordt benut.

Brain Boost advies

  • Neem in de aanbestedingsstukken de gehele gunningsmethodiek op, inclusief (sub)gunningscriteria, gehanteerde formules en scoregrafieken;
  • Houd rekening met (ongewenste) gevolgen bij toepassing van een bepaalde prijsopbouw, bij gebruik vlakke beoordelingscriteria of extra ondergrenzen, de vorm van de scoregrafiek en puntentoekenning op basis van rangorde;
  • Selecteer bewust het beoordelingssysteem, bij voorkeur het puntensysteem met absolute scores of gunnen op waarde, aangezien dit makkelijk te hanteren gunningsmethodieken zijn;
  • Gunnen op waarde geeft meer gevoel voor de (extra) bedragen die u over heeft of reserveert voor kwaliteit;
  • Pas een ‘nieuw’ beoordelingsmodel (formule) toe op een eerder afgeronde aanbesteding en zie wat de effecten zijn;
  • Houd rekening met verborgen decimalen, bij voorkeur door deze automatisch te laten verwijderen;
  • Overweeg de mogelijkheid om minimumprijzen voor te schrijven om te voorkomen dat “prijsvechters” met bodemprijzen en zeer lage kwaliteit de aanbesteding winnen;
  • Laat prijs en kwaliteit gescheiden indienen en maak vooraf een protocol dat ervoor zorgt dat de prijzen pas bekend worden nadat de beoordeling van alle wensen heeft plaatsgevonden;
  • Leg het beoordelingsprotocol vast voordat de inschrijvingen zijn ingediend;
  • Maak altijd een gevoeligheidsanalyse van je gunningsmethodiek, bijvoorbeeld met een rekenmodel in Excel. Houd hierbij niet alleen rekening met de meest voor de hand liggende mogelijkheden, maar denk ook aan mogelijke extreme uitkomsten;
  • Vat na afloop van de aanbesteding de geboden waarden en behaalde scores samen in een database, waarmee in de toekomst vooraf nauwkeuriger een inschatting van de spreiding gemaakt kan worden;
  • Bedenk dat extreme uitkomsten voorkomen kunnen worden door grenzen aan te geven waarbinnen de inschrijvers kunnen bewegen;
  • Als de prijs uit meerdere componenten bestaat, zorg er dan voor dat op een realistische wijze een (fictieve) totaalprijs wordt berekend;
  • Indien je kiest voor een relatieve beoordelingsmethodiek, ben je dan bewust van de risico’s ervan;
  • Verzamel zoveel mogelijk informatie over de relevante parameters, ongeacht de methodiek je kiest.

Wil je alsnog de handouts (sheets en extra informatie) van deze Brain Boost ontvangen, stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com.

Volgende keer erbij zijn?

Van harte uitgenodigd! De volgende Brain Boost sessie is gepland op 18 april 2019, om 14.00 uur en vindt plaats in Amsterdam (Hogehilweg 3).  Het onderwerp dat centraal staat: “geschiktheidseisen en selectiecriteria”.

Wat zijn geschiktheidseisen, wat zijn selectiecriteria en wat zijn de verschillen tussen beiden? Wat zijn de ontwikkelen in de relevante rechtspraak en waar liggen mogelijkheden? Wat zijn de best practices binnen verschillende aanbestedende diensten?

Wissel uw werkwijze, vragen en ideeën uit met collega-inkopers en aanbestedende diensten. Een levendige discussie (wederom) gegarandeerd.

Deelnemen? Stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com