Verslag Brain Boost sessie ‘geschiktheidseisen en selectiecriteria’, donderdag 18 april 2019

26 apr 2019

Op donderdagmiddag 18 april 2019 vond alweer de achtste Brain Boost plaats. Ditmaal geen ontbijtsessie, maar een bijeenkomst in de middag waar geschiktheidseisen en selectiecriteria centraal stonden. Een belangrijk onderwerp omdat het in de praktijk regelmatig voorkomt dat deze termen door elkaar worden gebruikt. Dat selectiecriteria vaak in het verlengde liggen van geschiktheidseisen is een feit, maar er bestaan wel degelijk duidelijke verschillen tussen beiden. Tijdens deze goed bezochte sessie werden veel relevante voorbeelden aangedragen en werd de link gelegd tussen theorie, de rechtspraak en de dagelijkse praktijk.

Wat kwam er ter sprake?

Geschiktheidseisen

Aan het begin van de bijeenkomst werd het regelgevend kader uiteen gezet. Zo zijn geschiktheidseisen eisen die je stelt aan inschrijvers, waar zij minimaal aan moeten voldoen om überhaupt aanspraak te kunnen maken op het uitvoeren van een opdracht. De Aanbestedingswet hanteert een gesloten systeem van geschiktheidseisen en telt drie categorieën:

  1. Financiële en economische draagkracht
  2. Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid
  3. Beroepsbevoegdheid

Bij het opstellen van geschiktheidseisen moet er rekening mee worden gehouden dat deze objectief, eenduidig en proportioneel zijn. De gestelde eisen mogen niet zwaarder zijn dan strikt noodzakelijk om te verzekeren dat de opdracht naar behoren zal worden uitgevoerd. De meest voorkomende geschiktheidseisen zijn wel de kerncompetenties. Hier gaat het om essentiële elementen van de opdracht waar de inschrijver ervaring mee moet hebben opgedaan, die zij kunnen aantonen door middel van te overleggen referenties. Aan de hand van verschillende casussen werd het onderwerp van de geschiktheidseisen verder uitgediept en werd de link naar de praktijk gelegd.

Selectiecriteria

Selectiecriteria zijn criteria die als doel hebben om het aantal deelnemers te verminderen, die reeds aan de minimumeisen voldoen. Dit kan door óf iedereen die aan de gestelde geschiktheidseisen voldoet uit te nodigen een offerte in te dienen, óf door van iedereen die voldoet aan de minimale eisen een ranking te maken om te komen tot een geschikt aantal gegadigden. Selectiecriteria kunnen enkel worden toegepast bij de niet-openbare procedure, de mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog en de innovatiepartnerschapsprocedure. De Aanbestedingswet stelt verder geen beperkingen voor het stellen van selectiecriteria of de methode van selectie. Ze moeten echter wel betrekking hebben op de financiële en economische draagkracht en de technische en beroepsbekwaamheid van gegadigden.

Bij complexe en intensieve trajecten is het zowel voor een aanbestedende dienst als voor gegadigden wenselijk om het aantal deelnemers te beperken, maar ook als in de omschrijving van de opdracht vertrouwelijke informatie staat die niet met de gehele markt mag worden gedeeld. Ook als er veel inschrijvers worden verwacht is het wenselijk om vooraf een selectie te maken. Het inschrijven op een aanbesteding is immers een tijdrovend proces, waarbij gegadigden zich flink moeten inspannen. Ook voor de aanbestedende dienst kan het hanteren van selectiecriteria leiden tot een verlichting van de administratieve lasten.

Een vaak gehoord argument is dat er liever geen niet-openbare procedure wordt toegepast vanwege het tijdrovende karakter. Hoewel de procedure langer duurt, kan het je ook zeker tijdwinst opleveren. Er kan immers al met de selectiefase worden gestart voordat de aanbestedingsdocumenten gereed zijn.

Brain Boost advies

  • Belangrijke afweging bij het bepalen van geschiktheidseisen: wat moet een marktpartij minimaal kunnen om binnen een project een goed resultaat neer te zetten? Hiervoor is het van belang om het doel van het project goed te kennen en te bedenken wat nodig is om dat doel te bereiken;
  • Belangrijke afweging bij het bepalen van selectiecriteria: wat maakt de ene partij nu écht beter dan de andere?
  • Denk goed na over de risico’s die je wilt afdekken;
  • Controleer bij een meervoudig onderhandse procedure, vóórdat je de geschiktheidseisen opstelt, of de partijen die je uitnodigt ook daadwerkelijk in staat zijn de opdracht uit te voeren;
  • Weet wat je vraagt bij certificeringseisen;
  • Welke elementen maken een partij beter en/of betrouwbaarder? Denk hierbij na over de mogelijkheid of dit niet beter kan worden afgebakend met gunningscriteria in plaats van selectiecriteria;
  • Het stellen van eisen kan ook negatieve consequenties hebben, omdat ze (onbedoeld) partijen uitsluiten die wel degelijk positief kunnen bijdragen aan het resultaat. Het is daarom de uitdaging geschiktheidseisen zo op te stellen dat ze alleen partijen uitsluiten die niet positief kunnen bijdragen aan het project.

Wil je alsnog de hand-outs (sheets en eventuele extra informatie) van deze Brain Boost ontvangen, stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com.

Volgende keer erbij zijn?

Van harte uitgenodigd! De volgende Brain Boost sessie is gepland op 20 juni 2019, om 14.00 uur en vindt plaats in Amsterdam (Hogehilweg 3).  Het onderwerp dat centraal staat: “splitsen of samenvoegen: wanneer wel en wanneer niet toegestaan”.

Het verbod opdrachten ‘onnodig’ te clusteren en het gebod om opdrachten te splitsen in percelen, tenzij dat ‘niet passend’ is, zorgt in de aanbestedingspraktijk voor veel onduidelijkheid. De Aanbestedingswet geeft dan ook niet veel aanwijzingen over wat we onder ‘onnodig’ en ‘passend’ moeten verstaan. Daarom is het tijd om een kennissessie te wijden aan dit interessante onderwerp. Neem deel en laat u bijpraten over de juridische ruimte die er wel degelijk is.

Wissel uw werkwijze, vragen en ideeën uit met collega-inkopers en aanbestedende diensten. Een levendige discussie (wederom) gegarandeerd.

Deelnemen? Stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com