Verslag Brain boost ontbijtsessie ‘dynamisch aankoopsysteem’, donderdag 24 mei 2018

5 jun 2018

Op donderdagochtend 24 mei 2018 vond al weer de vierde ‘Brain Boost ontbijtsessie’ plaats. Het thema was: het dynamisch aankoopsysteem. Dit keer een Brain Boost sessie “on tour”: op uitnodiging bij de Provincie Noord-Brabant. Na een uitgebreid ontbijt stonden de juridische kaders van en praktijkervaringen met een dynamisch aankoopsysteem op het menu. Wederom een goed bezochte Brain Boost met kritische discussies over de meerwaarde en de praktische toepassing van het systeem.  Kortom: wederom een meer dan geslaagde ‘boost’.

Wat kwam er ter sprake?

Na een juridische analyse van wat een dynamisch aankoopsysteem nu precies is op grond van de Aanbestedingswet, werd al snel ingezoomd op de praktische toepassing van het systeem. Niet alleen op het gebied van inhuur, maar juist breder dan dat: ook kantoormeubilair, hardware, en bijvoorbeeld leveringen op het gebied van groenvoorzieningen kwamen aan bod.

De afgelopen jaren is er een enorme toename geweest in het aantal DAS-sen en dan met name in het kader van inhuur. We stonden stil bij de twee fases van het kunnen aankopen via een DAS: (1) hoe werkt de instelling van een DAS en (2) hoe plaats je vervolgens opdrachten binnen een DAS. De instelling en het gebruik van een DAS lijkt in de kern veel op het doorlopen van een niet-openbare procedure.

Al snel kwamen we met elkaar tot de conclusie dat het bij het instellen van een DAS zaak is tijdig en goed na te denken over een juiste categorisering binnen het systeem: deel verschillende categorieën in op basis van objectieve kenmerken en vermeld de kenmerken die betrekking hebben op de omvang van of het geografisch gebied waarin opdracht moet worden uitgevoerd. Stel per categorie geschiktheidseisen op, meld de verdeling en de kenmerken in de aanbestedingsstukken en het resultaat van deze duidelijke categorisering zal zijn dat er betere en gerichtere aanmeldingen per categorie volgen.

Zodra het DAS is ingesteld en de deelnemers zijn “gescreend” conform de voorgeschreven geschiktheidscriteria en uitsluitingsgronden, kunnen de deelnemers meedingen naar opdrachten. Voor het plaatsen van opdrachten binnen een DAS geldt een inschrijftermijn van minimaal 10 dagen. Een termijn die, indien er sprake is van complexe trajecten, kan worden verlengd met 5 dagen. Er werd gediscussieerd of het van toegevoegde waarde is een vragenronde in te bouwen en een stand-still periode van toepassing te verklaren. Deze processtappen dragen bij aan een zorgvuldige procedure maar komen de omloopsnelheid waarin opdrachten binnen een DAS kunnen worden geplaatst, niet ten goede. Interessant om hier met elkaar over in discussie te gaan en de verschillende praktijkervaringen van elkaar te horen.

Uiteraard werd ook nader ingezoomd op het “inhuren via een DAS”. Een onderwerp waarover de meningen in de literatuur ontzettend uiteenlopen en veel over is gediscussieerd. Een DAS is immers ‘een aanbestedingsprocedure voor gangbare producten en diensten’ en er moet sprake zijn van ‘eenvoudige en reguliere aankopen die regelmatig worden gedaan’. Is daar nog wel sprake van, wanneer ‘handjes’ worden ingehuurd? De discussie werd ook in ons gezelschap natuurlijk gevoerd. De gemene deler was toch wel dat inhuren via een DAS prima kan en de juridische bezwaren die sommigen hiervoor naar voren brengen, niet altijd even steekhoudend zijn. In het kader van dat inhuurvraagstuk legden wij gezamenlijk ook het onderscheid tussen een raamovereenkomst en een DAS bloot. Wanneer zou je voor de één of voor de ander kiezen? Bijvoorbeeld de lange openstelling, grote concurrentie tijdens looptijd en afstandelijkheid van een DAS, versus de beperktere duur, beperkte concurrentie tijdens looptijd maar sterkere relatie van een raamovereenkomst.

Prettig ook dat de Provincie Noord-Brabant graag hun ervaringen deelden over het werken met een DAS. Praktische tips werden gedeeld en mogelijke risico’s werden blootgelegd. Een zeer waardevolle toevoeging aan het uitgebreid geschetste theoretische kader!

Tips & tricks

Do’s en don’ts:

  • Zorg voor een juiste afbakening van de relevante markt; pas dan kun je inschatten of toepassing van een DAS, in dat geval van meerwaarde kan zijn.
  • Houd rekening met de ICT kosten die aan de orde zijn bij de aanschaf van een DAS.
  • Houd rekening met een tijdsintensieve periode, wanneer je een DAS gaat instellen.
  • Zorg ervoor dat een DAS op de juiste wijze binnen je organisatie is ingebed (inkoopprocedure).
  • Houd, na plaatsing van een opdracht binnen het DAS rekening met veel inschrijvers.
  • DAS prima rechtmatig middel voor inrichten inhuurmarktplaats.
  • Denk goed na over categorisering binnen het DAS; dit zorgt normaliter voor een behapbare stroom aan inschrijvers.

 Volgende keer erbij zijn?

Van harte uitgenodigd! De volgende Brain Boost ontbijtsessie is gepland op 13 september 2018, om 8.00 uur en vindt weer in Amsterdam plaats (Hogehilweg 3). Wederom staat het ontbijt en de koffie klaar. Het onderwerp dat centraal staat: “motiveren van een gunningsbeslissing”.

Welke eisen stelt de Aanbestedingswet nu aan het motiveren van de gunning? Wat wordt verstaan onder ‘relevante redenen’ en welke grenzen worden door recente rechtspraak opgetrokken?

Wissel uw werkwijze, vragen en ideeën uit met collega-inkopers en aanbestedende diensten. Een levendige discussie (wederom) gegarandeerd.

Deelnemen? Stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com