Verslag Brain boost ontbijtsessie ‘motiveren gunningsbeslissing, donderdag 13 september 2018

20 sep 2018

Op donderdagochtend 13 september 2018 vond alweer de vijfde ‘Brain Boost ontbijtsessie’ plaats. Deze keer stond de vraag ‘hoe motiveer ik een gunningsbeslissing?’ centraal. Ook dit keer werd de sessie goed bezocht en werden veel relevante voorbeelden ‘uit het veld’ aangedragen en besproken.

Kortom: wederom een meer dan geslaagde ‘boost’.

Wat kwam er ter sprake?

Na een uiteenzetting van het regelgevend kader, waarin de relevante artikel uit de Aanbestedingswet 2012 werden ontleed, was er volop ruimte en aandacht voor relevante en actuele rechtspraak.

Waar gunningsbeslissingen tot medio 2012 vaak pas deugdelijk werden gemotiveerd nádat een afgewezen inschrijver bezwaar maakte, brak de Hoge Raad in dat jaar resoluut met die tendens: gunningbeslissingen die niet afdoende gemotiveerd zijn, moeten worden ingetrokken, waarna een nieuwe gunningsbeslissing dient te worden genomen. Vanaf dat moment is het dan ook gedaan met de ‘vrijheid blijheid’ motivering.

In de jaren na dit baanbrekend arrest toetsten de voorzieningenrechters streng of een gunningsbeslissing ‘naar de letter van de wet’ werd gemotiveerd. Dat leidde vaak tot vonnissen waarbij de gunningsbeslissing onderuit werd gehaald. Uit de rechtspraak konden allerhande handvatten worden ontleend, zoals het feit dat (i) relevante redenen voor gunning moeten worden medegedeeld, (ii) het opnemen van slechts puntenscores onvoldoende is, (iii) inzicht gegeven moet worden aan waarom aan een inschrijving niet de maximale score op een gunningscriterium werd toegekend, en (iv) gemotiveerd moet worden waarom de nummer één de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan.

Wij bespraken ook dat vanaf 2017 in de relevante rechtspraak een duidelijk kentering te zien is: voorzieningenrechters wijzen vanaf dat moment steeds vaker vonnis in het voordeel van de aanbestedende dienst en lijken minder stringent in hun beoordeling of een gunningsbeslissing voldoende is gemotiveerd. Een vergelijkende scoretabel en een toelichting die uitsluitend ingaat op de afgewezen inschrijving volstaat inmiddels ook. Slechts bij onbegrijpelijke beoordelingen, procedurele- of inhoudelijke onjuistheden/onduidelijkheden, grijpt de voorzieningenrechter in.

Opvallend in dat kader is ook dat de Commissie van Aanbestedingsexperts een strengere lijn hanteert dan de voorzieningenrechters lijken te volgen. Volgens de Commissie wordt namelijk met ‘kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving’ niet alleen bedoeld de aan die inschrijving toegekende scores, maar ook eigenschappen van die inschrijving die hebben geleid tot die scores. Gunningsbeslissingen moeten dan ook uitgebreider worden gemotiveerd dan dat menig voorzieningenrechter de afgelopen jaren heeft gedaan, aldus de Commissie.

Hoe de juridische toetsing ook is, tijdens de Boost concludeerden wij met elkaar dat een aanbestedende dienst er altijd naar moet streven om een gunningbeslissing zo uitgebreid en deugdelijk mogelijk te motiveren. Dit draagt immers bij aan een zorgvuldige aanbestedingsprocedure en inschrijvers verdienen het ook een dergelijke motivering te ontvangen.

Tips & tricks

• Maak de eindscores van de betreffende afgewezen inschrijver en van de winnende inschrijver bekend;
• Meld de scores van de afgewezen inschrijver op specifieke kenmerken en de reden(en) waarom op dat specifieke kenmerk eventueel niet de maximum score is toegekend;
• Het moet voor een ondernemer (en de rechter) duidelijk zijn hoe de aanbestedende dienst tot zijn besluit is gekomen; alle relevante informatie moet worden verstrekt om een doeltreffend beroep in te kunnen stellen;
• Een toelichting op de scores van de winnende inschrijver is niet verplicht;
• Meld bij ‘laagste prijs’ aanbesteding reeds in de aanbestedingsdocumenten dat bij de gunningsbeslissing de inschrijfsommen van de inschrijvers bekend zullen worden gemaakt;
• Houd bij aanbestedingen waarop verlicht en beperkt juridisch kader van toepassing is, ook rekening met adequate motiveringsverplichting.

Volgende keer erbij zijn?

Van harte uitgenodigd! De volgende Brain Boost ontbijtsessie is gepland op 1 november 2018, om 8.00 uur en vindt plaats in Amsterdam (Hogehilweg 3). Wederom staat het ontbijt en de koffie klaar. Het onderwerp dat centraal staat: “geschiktheidseisen en selectiecriteria”.

Wat zijn geschiktheidseisen, wat zijn selectiecriteria en wat zijn de verschillen tussen beiden? Wat zijn de ontwikkelen in de relevante rechtspraak en waar liggen mogelijkheden? Wat zijn de best practices binnen verschillende aanbestedende diensten?

Wissel uw werkwijze, vragen en ideeën uit met collega-inkopers en aanbestedende diensten. Een levendige discussie (wederom) gegarandeerd.

Deelnemen? Stuur dan een e-mail naar info@aevesbenefit.com