Verslag Brain Boost sessie ‘Innovatieve aanbestedingsvormen’, donderdag 5 september 2019

11 sep 2019

Op donderdagmiddag 5 september 2019 vond de tiende ‘Brain Boost’-sessie plaats. Dit keer was het thema: innovatieve aanbestedingsvormen. Wij waren te gast bij het Provinciehuis in ‘s-Hertogenbosch. Met een grote groep deelnemers werden wij daar hartelijk ontvangen om met elkaar van gedachten te wisselen over innovatie-inkoop!

Wat kwam er ter sprake?

De nadruk in deze sessie lag niet zo zeer op een juridische uiteenzetting over innovatieve aanbestedingsvormen, maar veel meer op de wijze waarop innovaties ontstaan, worden aangemoedigd en binnen aanbestedingsprocedures kunnen worden gecontracteerd. De sessie begon prikkelend met de definitie van innovatie volgens de Aanbestedingswet en de definitie vanuit een meer inkopend perspectief. De Aanbestedingswet spreekt bij innovatie over een aanmerkelijk verbeterd product of proces. Maar wat is dat dan? En kan je als je iets nieuws of iets aanmerkelijk verbeterd wilt hebben, dan ook gelijk stellen dat het innovatief is? Immers, wat voor een aanbestedende dienst iets nieuws of een aanmerkelijke verbetering is, maakt het niet altijd een innovatie. We spraken met de groep over wat een innovatievraag vraagt van de aanbestedende dienst en wat de gevolgen zijn voor een aanbestedingsprocedure. Wat is bijvoorbeeld de rol van de controller, in hoeverre is een innovatie-inkooptraject een integraal organisatievraagstuk, maar ook welke aanbestedingsvormen zijn er en waarom worden enkele zo weinig (of niet) gebruikt?

Onderzoek heeft aangetoond dat wij slechts 3% van alle oplossingen van onze (door onszelf gedefinieerde) problemen kunnen kennen. Er wordt zo veel ontwikkeld in de wereld en dat op een steeds grotere schaal en snelheid, dat het onmogelijk is exact te definiëren wat je nu voor welk probleem als oplossing wil. Een innovatie vergt dus altijd een zoektocht naar nieuwe mogelijkheden. Het vergt vooruitkijken in plaats van terugkijken en het vergt lef voor een organisatie omdat het veelal nu eenmaal geen ‘proven technology’ is. Natuurlijk kan het zo zijn dat na onderzoek blijkt dat een oplossing vrij eenvoudig is aan te besteden, maar de mate van innovatie die nodig blijkt om aan een behoefte te kunnen voldoen kan ook zeer ingrijpend zijn.

Innovatie en inkoop

Innovatie en inkoop heeft betrekking op het kunnen nemen van bepaalde risico’s en accepteren van een stukje onwetendheid, vooral bij een meer radicale innovatie. Je kan dan tenslotte wel beschrijven wat de ambitie is en een kader stellen, maar een exacte invulling van een specificatie, een hierbij sluitend prijsvoorstel en passende kwaliteitscriteria, zijn toch wat lastiger te definiëren. Een en ander kan zich naarmate het aanbestedingsproces vordert, afhankelijk van de te kiezen aanbestedingsprocedure, wel steeds beter vormen.

De volgende gevolgen van innovatie-inkoop zijn benoemd:

  1. Het vergt een andere manier van samenwerken binnen de organisatie van aanbestedende dienst.
    • Waar voorheen behoeftebeschrijvingen zich lieten leiden door een trend en extrapolatie van spend. Bij een afdeling die het beheer voerde van een categorie, is dat bij innovatie mogelijk anders. Nieuwe oplossingen en innovatieve ideeën kunnen directe gevolgen hebben voor andere afdeling. Innovaties in waterbeheer hebben gevolgen voor riolering, maar ook voor bijvoorbeeld infrastructuur en groenvoorziening.
  1. Het vergt een andere manier van budgetteren binnen de aanbestedende dienst.
    • Innovatie is niet alleen voor de aanbestedende dienst nieuw, het is ook voor de marktpartij nieuw. Risicoverdeling, prijsmodellen en incentives om zo goed mogelijk te innoveren (lees: op een zo efficiënt mogelijke manier gaan voldoen aan de ambities binnen de gestelde kaders) zijn hier van belang. Mogelijk wordt in een dialoogfase meer bekend over de oplossing en de hierbij behorende prijsmodellen en begroting. Het advies is om de controller tijdig te betrekken bij een innovatie-inkooptraject. Zeker waar het de normale P&C-cyclus gaat beïnvloeden.
  1. Het vergt een andere manier van contracteren binnen de AD.
    • Innovatie-inkoop is relatie-inkoop. En dat is anders dan een traditioneel inkoopproces. Een relatie-inkopen waarmee een oplossing wordt ontwikkeld en hiermee bepaalde risico’s moeten worden genomen heeft gevolgen voor de wijze van contracteren (en mogelijk gevolgen voor de standaard contacten en algemene voorwaarden die veelal nog gericht zijn op het traditionele inkopen).
  2. Het vergt een andere relatie met de markt of een marktpartij
    • Een innovatie-traject met een partner heeft ook een andere ‘softe’ kant van contracteren. Vertrouwen, elkaar bijstaan, open en actief informeren is erg belangrijk.

Aanbestedingsprocedures

Na de discussie over de definitie van innovatie en de gevolgen voor de organisatie zijn de vier belangrijkste aanbestedingsprocedures besproken:

Concurrentiegerichte dialoog
Grofweg kan gesteld worden dat deze procedure geschikt is. Als de oplossing van een bijzonder complex probleem wel bekend is, maar niet hoe dit kan worden uitgevoerd of dat er specifieke omstandigheden zijn waaraan voldaan moet worden. Door middel van dialogen met gegadigden wordt een oplossing ontwikkeld die vervolgens wordt aanbesteed.

Bijzonder is dat deze procedure zeer weinig wordt uitgevoerd. Mogelijk vanwege de duur van de procedure die vrij lang is, terwijl innovaties zich nu juist steeds sneller opvolgen.

Mededingingsprocedure met onderhandeling
De aanbestedende dienst weet wat zij wil en wenst de ontvangen inschrijvingen scherper te krijgen, om zodoende een Best And Final Offer te ontvangen. Deze procedure leent zich voor beperkte innovaties of verbeteringen. Je weet tenslotte wat je wilt en de eerste inschrijvingen zijn gedaan. De procedure wordt veel toegepast binnen de speciale sectoren.

Innovatiepartnerschap
Waar de concurrentiegerichte dialoog eerst een dialoogfase heeft en daarna een aanbestedingsfase is de procedure voor innovatiepartnerschap bedoeld om de ontwikkeling die in de dialogen plaatsvindt ook direct te bij de winnende partij te gunnen/in te kopen. Het mooie aan deze procedure is dat een partner haar ontwikkeling direct kan verkopen aan de aanbestedende dienst, zonder dat deze eerst na ontwikkeling met alle intellectuele zaken openbaar op de markt komt. Het risico van deze aanbestedingsvorm is dat de overheid betaalt aan een ontwikkeling bij een marktpartij die dat ook aan anderen kan gaan vermarkten. Let dan ook goed op het eigenaarschap van het intellectueel eigendomsrecht om onterechte staatssteunclaims te voorkomen. Deze procedure wordt weinig toegepast.

Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging
Deze procedure kan als er geen of geen geschikte inschrijvingen zijn of maar een inschrijver de opdracht kan uitvoeren, of bij dringende spoed. Of een inschrijver de enige is die een innovatie kan uitvoeren is goed mogelijk. Zeker nu ontwikkelingen snel gaan. Kanttekening is wel dat aan het begin van dit verslag is opgemerkt dat we slechts zicht hebben op 3% van alle oplossingen. Een gedegen onderzoek of dit dan wel de beoogde oplossing voor het gepercipieerde probleem is lijkt mij dan ook op zijn plaats. Deze wordt voor innovatie volgens de groep ook weinig gebruikt.

Conclusie is dat innovatie-inkoop zich niet makkelijk laat stoppen in een aanbestedingsprocedure voordat er een onderzoek in de markt geweest is, maar ook voordat intern de eigen organisatie is gecontroleerd op de benodigde flexibiliteit die nodig is bij een relatie-inkoop-traject.

Volgende keer erbij zijn?

Van harte uitgenodigd! De volgende ‘Brain Boost’-sessie is gepland op 31 oktober 2019, om 14.00 uur en vindt plaats aan de Hogehilweg 3 in Amsterdam. Het onderwerp dat centraal staat: “Problem Based Procurement”. Een zeer interessant en actueel onderwerp want we leven in een disruptieve wereld. Veel nieuwe ontwikkelingen volgen zich in een hoog tempo op en het is vrijwel ondoenlijk om alle ontwikkelingen en innovaties bij te houden.  Daarnaast zie je steeds meer innovaties die een oplossing bieden voor een probleem waar we niet eens wisten dat we die hadden. De (functionele) behoefte is dan ook niet altijd goed te beschrijven.

Problem Based Procurement gaat er van uit dat niet de behoefte maar het probleem centraal wordt gesteld.

Hiervoor hebben we een proces ontwikkeld dat in deze Brain Boost sessie uiteengezet wordt.

Wissel uw werkwijze, vragen en ideeën uit met collega-inkopers en aanbestedende diensten. Een levendige discussie (wederom) gegarandeerd!

Deelnemen? Stuur dan even een mailtje naar info@aevesbenefit.com

Verslag van vorige Brain Boost gemist? Klik hier om het verslag van de vorige Brain Boost te lezen.

Verslag Brainboost innovatieve aanbestedingsvormen