Van win-lose naar win-win op de commerciële afdelingen

6 mrt 2015

Veel managementgoeroes pleiten al jaren voor supply chain ontschotting en ketensamenwerking. Pieter van der Vloed van Aeves gaat nog een stap verder: maak één directeur verantwoordelijk voor zowel inkoop als verkoop!

Dat alle onderdelen van een organisatie van elkaar afhankelijk zijn, is genoegzaam bekend. Dit is vooral in de maakindustrie duidelijk zichtbaar. Pas na de aankoop van grondstoffen door de afdeling Inkoop maakt een fabriek zijn producten. Die productie heeft echter alleen zin als de Marketing-afdeling zorgt voor voldoende externe vraag en de verkoper de klant weet over te halen, het product aan te schaffen. Vervolgens regelen Transport en Logistiek dat het product op tijd bij de klant afgeleverd wordt. Dit supply chain denken, ook wel het ketendenken genoemd, is op directieniveau en in de managementliteratuur al aardig ingeburgerd.

Desondanks staan er in de praktijk hoge schotten tussen de afdelingen Inkoop en Verkoop. De verkopers zijn resultaatgericht en zoeken naar een oplossing voor de klantbehoefte. Vaak ongeacht of de binnengehaalde opdracht uiteindelijk leverbaar is. De inkoper focust zich op risicobeheersing en op de behoeften van de afdeling Productie: u draait – wij vragen. Die focus leidt tot inkoop van en productie in grote volumes. Producten die vervolgens weer onverkoopbaar kunnen zijn voor de afdeling Verkoop. Het gevolg is frustratie in de hele keten en met name bij Inkoop en Verkoop.

Medewerkers van Inkoop en Verkoop hebben veel aan elkaars operationele kennis. Wat gebeurt er als verkopers bij Inkoop informatie ophalen over wat er ingekocht wordt? Minimaal is het resultaat een grotere klanttevredenheid. Na de deal hoeft de verkoper de klant immers niet meer teleur te stellen. En als inkopers van Verkoop horen wat de klant precies wenst, kunnen zij een echt klantgericht gesprek voeren met hun leveranciers. Bij voorkeur met de verkoper erbij! Zijn er alternatieven die meer aan de klantbehoeften tegemoet komen? Voldoet de inkoop aan de MVO-eisen? Bespreek het samen met de leverancier voordat de verkoper iets definitief toezegt aan de klant!

Daarnaast kunnen de medewerkers van Inkoop en Verkoop prima gebruik maken van elkaars competenties. Zo is de inkoopfunctie de afgelopen jaren fors gewijzigd en geprofessionaliseerd. De bestelfunctie is uit het functieprofiel verdwenen. Meer en meer houden ze zich bezig met de grote lijnen en de grote projecten. Dat vereist meer communicatieve en projectmanagementvaardigheden, oplossingsgericht en out-of-the-box denken. Competenties die al een poos bij verkopers op het cv staan. Verkopers dienen op hun beurt meer rekening te houden met de risico’s van hun handelen voor de organisatie. De gevraagde competenties groeien dus naar elkaar toe. Gezamenlijk zorgen ze voor een focus op kwaliteit, prijs en risico’s, waarmee ze het voortbestaan van de organisatie garanderen.

Voor een optimale uitwisseling van kennis en kunde is het essentieel dat beide partijen elkaar vaak spreken. Zo ontstaat meer begrip voor elkaars mogelijkheden. Voor de specifieke expertise van het vak én voor elkaars frustraties. Die gesprekken hoeven niet formeel ingepland te worden. Voor de onderlinge relatie is het zelfs beter als de samenwerking spontaan verloopt. Zo blijkt dat als mensen elkaar regelmatig tegenkomen, ze elkaar aardiger gaan vinden. In veel organisaties die al met ketendenken werken, zitten Inkoop en Verkoop echter nog steeds op aparte afdelingen. De samenwerking vindt plaats via formele overleggen, zowel op operationeel als op strategisch niveau. Twee partijen die tegenover elkaar zitten, ieder geleid door een eigen leidinggevende. Dat botst al snel. Meer interactie en kruisbestuiving zijn dus het advies.

De belangen en competenties van Inkoop en Verkoop groeien dus steeds meer naar elkaar toe. In een enkele organisatie zien we al verkopers op de Inkoopafdeling werken. Maar er kunnen nog de nodige barrières uit de weg geruimd worden. Een logische vervolgvraag is dan ook: waarom voegen we de twee afdelingen niet samen? Zet Inkoop en Verkoop op één afdeling, onder leiding van één commercieel directeur die de gezamenlijke focus in het oog houdt. Daarmee zorgt de organisatie voor meer informeel contact en onderling begrip.

Ik pleit dus voor één commerciële afdeling voor zowel inkopers als verkopers. Onder leiding van één commercieel directeur die de win-win kansen van de samenwerking in het oog houdt. Leer van elkaar!

Pieter van der Vloed
Partner Aeves B.V.