Rijksbrede raamovereenkomst: Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA)

8 mrt 2018

Vanaf 1 februari 2016 kopen alle ministeries interim-management in via de Rijksbrede raamovereenkomst voor Interim-Management en Organisatieadvies. In gesprek met AevesBenefit deelt Miguel Dominguez de Bruyn (contractmanager bij het Ministerie van Defensie) zijn ervaringen.

Tot een paar jaar geleden bepaalden de verschillende ministeries, hun dienstonderdelen en agentschappen zelf via welke bureaus zij interim-managers inhuurden en organisatieadvies inkochten. In 2015 hebben alle ministeries hun krachten gebundeld en besloten zij hun inkoopprocessen voor deze externe inhuur te harmoniseren. Doelstelling van de uniformering is vooral meer inzicht en grip krijgen op de kwaliteit van en uitgaven aan externe inhuur. Daarnaast wil het Rijk de verschillende ministeries voorzien van een betere infrastructuur voor de inhuur van interim-managers en organisatieadvies.

De eerste Rijksbrede aanbesteding

Om de doelstellingen te bereiken, organiseerde het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (tegenwoordig Infrastructuur en Waterstaat) voor het eerst een Rijksbrede aanbesteding, specifiek voor Interim-Management en Organisatieadvies. Na een inventarisatie van de behoeften en wensen van alle ministeries en een marktconsultatie met de leveranciersmarkt, volgde uiteindelijk de Rijksbrede aanbesteding. Het resultaat van deze aanbesteding is een raamovereenkomst met 16 leveranciers voor de periode van twee tot maximaal vier jaar. Deze zogeheten IMOA-raamovereenkomst bestrijkt vier percelen (tweemaal strategisch, eenmaal tactisch en organisatieadvies). Per perceel zijn drie tot vijf leveranciers gecontracteerd.

De geselecteerde leveranciers hebben inmiddels honderden interim-opdrachten en adviezen ingevuld. Wat voor opdrachten vallen in de praktijk onder de IMOA-raamovereenkomst? Welk voordeel halen de inhurende partijen uit deze raamovereenkomst? Miguel schetst de werking en de meerwaarde van de raamovereenkomst. Hij is contractmanager bij het Ministerie van Defensie en vertegenwoordiger van de IMOA-raamovereenkomst binnen dat ministerie.

Contractmanager Miguel Dominguez de Bruyn

Als contractmanager binnen het Ministerie van Defensie heeft hij een veelzijdige functie. Naast betrokken te zijn bij verschillende (Europese) aanbestedingen is hij ook actief met het contractmanagement voor meerdere raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel, waaronder de IMOA-raamovereenkomst. Binnen de inkoopafdeling Facilitair & Logistiek werkt hij in het inkoopteam ‘specials’. In dit inkoopteam zijn verschillende juristen en contractmanagers werkzaam. In zijn functie is het essentieel om communicatief sterk en commercieel vaardig te zijn. Hij is geregeld betrokken bij de meer complexere aanvragen binnen de IMOA-raamovereenkomst. “Het werk doet een beroep op een breed scala van mijn competenties. Het is een mooie, gecombineerde functie.”

Aanvraag tot behoeftevervulling

De behoefsteller binnen het Ministerie van Defensie stelt een digitale ‘aanvraag tot behoeftevervulling’ (ATB) op. Naast de benodigde (financiële) gegevens wordt tevens de behoefte geformuleerd: een functieprofiel of een omschrijving van de opdracht met een resultaatverplichting. Met de juiste coderingen belandt deze ATB centraal binnen het inkoopteam inhuur in Utrecht. De teamleider inhuur verdeelt vervolgens deze aanvragen onder de inkopers, waarna deze in het juiste perceel van de IMOA-raamovereenkomst kan worden uitgezet. Als de inkopers twijfelen binnen welk perceel de aanvraag moet worden uitgezet, sparren zij met Miguel.

Handleiding IMOA

In een handleiding, opgesteld door categoriemanagement van I&W, staan de werkwijze, tarieven en de contactgegevens van alle leveranciers. Bij een behoeftestelling onder de € 50.000,- kan de inkoopafdeling een keuze maken bij welke leverancier de vraag wordt uitgezet. Een behoeftestelling tot inhuur boven de € 50.000,- wordt bij alle leveranciers van het perceel uitgezet.

Verdere professionalisering van contractmanagement

De IMOA-raamovereenkomst loopt nu meer dan twee jaar. Miguel concludeert dat het inkoopproces onder de raamovereenkomst correct verloopt en veel mogelijkheden biedt voor de verschillende behoeften die binnen de Defensie-organisatie tot stand komen. Kennis van de raamovereenkomst an sich is bij de behoeftesteller niet altijd nodig, zolang de juiste stappen in het ATB-proces maar worden gevolgd. Is er dan nog een professionaliseringsslag te maken? Miguel denkt van wel.

De volgende stap binnen de raamovereenkomst zijn de analyses. Er is behoefte aan rapportages over de verschillende prestaties waaronder de ‘no-bids’: bijvoorbeeld als leveranciers behoeften niet kunnen invullen. Rapportages hierover bieden het Ministerie van Defensie meer inzicht. Ook voor leveranciers heeft een transparante manier van werken voordelen. Miguel zegt daarover: “Leveranciers willen weten wat het resultaat is in hun perceel. Daarnaast willen wij graag weten waarom leveranciers niet kunnen aanbieden. Wat zegt dat over de arbeidsmarkt? Is de behoefte wel juist omschreven door de behoeftesteller? Is de aanvraag duidelijk voor de leveranciers? Deze informatie willen we ontzettend graag weten en delen, maar helaas is hier nu nog onvoldoende tijd voor.”

Korte communicatielijnen

Contractmanagement is meer dan prestaties meten. De focus ligt nu vooral op het relatiebeheer: de korte communicatielijnen ‘warm’ houden, zowel met de inkopers als met de leveranciers. Beide partijen willen snelheid en duidelijkheid. Behoeftes moeten juist worden ingedeeld en issues snel opgepakt.

Het inkoopteam inhuur kijkt heel kritisch naar iedere aanvraag tot behoeftevervulling. “Een professionele manier van werken, daar wil ik voor staan. Wij werken met korte communicatielijnen en pogen snel te reageren. Ook houden wij nauwgezet de behoefte bij onduidelijkheden tegen het licht. Ik wil de leveranciers meegeven dat wij heel zorgvuldig zijn. We denken er niet lichtzinnig over en wij staan altijd open voor feedback.”

Concluderend is Miguel een grote voorstander van de Rijksbrede raamovereenkomst. De overheid moet efficiënter omgaan met zijn middelen en de Rijksbrede aanpak zorgt voor een professionaliseringsslag en besparingen. Het gebruik en de werkwijze van de raamovereenkomst zijn prettig en goed. De raamovereenkomst is divers en biedt veel mogelijkheden. Hij is vrij generiek opgezet en dus goed werkbaar. Door de centrale afhandeling van behoeften onder deze raamovereenkomst ontstaat er een uniforme werkwijze en kan de kennis over het gebruik van de raamovereenkomst worden vergroot.

Miguel sluit zijn verhaal af met: “Wij omarmen de weg die het Rijk heeft ingeslagen met IMOA”.

Begeleiding door AevesBenefit

Eén van de raamovereenkomsten voor Perceel 3 (Tactisch Interim-Management) is afgesloten met AevesBenefit. Namens AevesBenefit zijn key accountmanager Kas Bahrami Tash en accountmanager Jasmijn Haselager verantwoordelijk voor de uitnutting van de raamovereenkomst. Zij zorgen voor de inzet en begeleiding van de IMOA-consultants op opdracht. Ze treden bovendien op als sparringpartner voor de inhurende managers. Zodat de doelstellingen van elk project zo effectief en efficiënt mogelijk behaald worden.