Sourcingcyclus creëert overzicht

20 apr 2021

Voor optimalisatie van complexe inkoopprocessen is overzicht nodig. Daarom hebben consultant John van Veen van AevesBenefit en Nevi kennis-manager Jan Roddeman een bestaand vierkwadrantenmodel aangepast naar een integrale sourcingcyclus.

De optimalisatie van inkoopprocessen is in 2021 door Supply Value als belangrijke trend geïdentificeerd. Hierdoor kan een organisatie efficiënter werken en gerichter handelen om haar doelen te realiseren. Daarnaast zorgt inkoopprocesoptimalisatie dat sneller op onverwachte gebeurtenissen gereageerd kan worden, iets waarvan de noodzaak door de pandemie maar al te pijnlijk duidelijk is geworden.

Methodieken

Belangrijke hulpmiddelen om inkoopprocessen te optimaliseren, zijn methodieken die de voornaamste aandachtspunten in zo’n proces met elkaar verbinden. Zo houdt de inkoopprofessional in vaak complexe inkoopprocessen het overzicht. Voor dit doel hebben de auteurs het Four Cornerstones Framework van Bonnie Keith, oprichter van The Forefront Group, aangepast naar een integrale sourcingcyclus. Deze cyclus omvat processtappen als risicomanagement, prestatieverbetering en exitmanagement. Aspecten die in traditionele inkoopprocesmodellen vaak afwezig zijn. John van Veen heeft bij adviestrajecten in procesoptimalisatie goede ervaringen met deze sourcingcyclus, en Jan Roddeman heeft soortgelijke ervaringen bij het opleiden van inkoopprofessionals.

Sourcingcyclus

In de figuur hieronder is de hele sourcingcyclus weergegeven. Deze bestaat uit opeenvolgende stappen, waarbij de resultaten van ene stap input zijn voor de volgende. De cyclus maakt het mogelijk om te leren, verbeteren en vernieuwen in een continu proces. Belangrijk bij de vormgeving is dat ook aandachtsvelden als scopedefinitie, risicoassessment en -toewijzing, contract- en leveranciersmanagement, prestatiemeting en exitmanagement integraal onderdeel van de sourcingcyclus zijn. De cyclus kent vier primaire aandachtsgebieden (hoekstenen) die in de blauwe binnencirkel zijn weergeven:

  1. de huidige situatie onderzoeken
  2. de beste sourcingstrategie analyseren en selecteren
  3. plannen en uitvoeren
  4. managen en vernieuwen

 

Procesfasen

De buitencirkel bestaat uit 21 procesfasen. In de regel wordt hierbij gestart met de scopebepaling. Het proces eindigt vervolgens met het uitvoeren van de exitstrategie: het exitmanagement. Door het systematisch doorlopen van de opeenvolgende fasen, kun je als inkoper samen met het multidisciplinaire inkoopteam op basis van de verzamelde informatie en analyses bewuste keuzes voor de beste inkoopstrategie maken. Deze strategie voer je vervolgens uit, je meet de resultaten en je evalueert de prestaties. Zo leer je van elk inkooptraject nieuwe dingen als input voor een volgende sourcing. De sourcingcyclus is hiermee uitgebreider dan de ‘traditionele’ inkoopprocesmodellen, die over het algemeen minder processtappen omvatten.

Relevante waardedrijvers

Belangrijk aspect van hoeksteen 1 is de identificatie van de relevante waardedrijvers. Waar moet een product of dienst voor de business in voorzien? Hierbij kun je denken aan tijdige en betrouwbare levering, veiligheid, lagere kosten, ontzorging, hoge kwaliteit, gebruiksgemak, duurzaamheid, flexibiliteit en service. Het is daarbij van belang te weten of de aankoop bedoeld is voor het primaire of het secundaire proces van de organisatie. In de regel zal de businessimpact in termen van waardecreatie groter zijn voor het primaire proces.

Leveranciers geïdentificeerd

Als het gaat om de primaire inkoop binnen een organisatie kunnen vele waardedrijvers relevant zijn, zoals innovatie, marge en omzet. Bij de secundaire inkoop is het potentieel voor waardecreatie vaak wat geringer. Hierbij gaat het vaak om minimalisatie van kosten, inspanning en kapitaalbeslag, alsook maximalisatie van service. Deze waardedrijvers zijn uiteindelijk richtinggevend voor het verdere verloop en de output van het sourcingproces. Verdere analyses moeten antwoord geven op de vraag of er leveranciers zijn die aan de vraag kunnen voldoen, of er iets in de markt gebeurt wat van invloed kan zijn op de toekomstige beschikbaarheid, en wat de kostendrijvers zijn. Als de huidige situatie is onderzocht en de activiteit van hoeksteen 1 is voltooid, kan de inkoopprofessional de toeleveringsmarkt goed beoordelen, potentiële veranderingen in de markten voorspellen en zorgen dat leveranciers zijn geïdentificeerd die aan de behoeften kunnen voldoen. Nu en in de toekomst.

GROENE STIP

Het defensieonderdeel Materieel Logistiek Commando heeft de sourcingcyclus inmiddels vertaald in de zogeheten ‘Groene Stip’. Dit strategiedocument, dat door het multidisciplinaire sourcingteam wordt uitgewerkt, begint met de scope en de beoogde doelstelling van de sourcing. Hierin worden de relevante waardedrijvers vastgesteld: wat willen we bereiken met de aanbesteding? Lagere kosten, betere kwaliteit, snellere/ stiptere levering, verduurzaming, … Ook wordt bepaald wat de marktontwikkelingen zijn en de sleutelspelers op die markt. Indien het team van mening is dat onvoldoende markt- en leverancierskennis aanwezig is, is het uitvoeren van een marktconsultatie een mogelijke vervolgstap.

Geschikte sourcingstrategie

De stappen in hoeksteen 2 zijn gericht op het kiezen van de meest geschikte sourcingstrategie. Met andere woorden: hoe wil de inkopende organisatie opereren op de markt, een optimaal resultaat bereiken en met welke leveranciersrelatie? Hoe wil ze de risico’s verdelen over partijen en met welke contractvorm? De stap die vaak nog wordt vergeten, is risicoassessment (zie kader hieronder). De portfoliopositie bepaalt de diepgang waarmee je dat doet. Het assessment is meestal beperkt voor een routineproduct, en uitgebreider en diepgaander voor de andere portfolioposities. Risico’s en kansen zijn situatieafhankelijk, onder andere doordat de inkoopdoelen verschillend zijn. Wanneer kostenreductie wordt nagestreefd zijn andere risico’s relevant dan wanneer de leveringsbetrouwbaarheid het primaire doel is. Verder speelt risicoacceptatie een rol. Innoverende organisaties moeten meer risico’s nemen dan organisaties die in een stabiele markt opereren.

RISICOMANAGEMENT

Ook voor een in Nederland gevestigde industriële onderneming is de coronacrisis een wake-up call. Aan het begin van de crisis was sprake van een beperkte levering van essentiële materialen en grondstoffen. Vooral leveranciers met wie een relatie at arm’s length werd onderhouden en die ook nog eens in een ander continent gevestigd zijn, waren hier debet aan. Tegenwoordig heeft diezelfde organisatie veel meer oog voor de stap risicoassessment als onderdeel van hoeksteen 2 in de sourcingcyclus. Daardoor is expliciet aandacht voor omgevings- en leveranciersrisico’s. Dit heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat voor bepaalde inkooppakketten Europese in plaats van Aziatische leveranciers geselecteerd worden. Ook probeert de organisatie voor andere inkooppakketten customer of choice te worden om de genoemde risico’s te beheersen.

Marktbenadering

In de eerste twee hoekstenen wordt de aankoopsituatie grondig geanalyseerd en een sourcingstrategie gekozen. Deze strategie is de basis voor de marktbenadering. De activiteiten in hoeksteen 3 (plannen en uitvoeren) moeten vervolgens zorgen dat een organisatie de best passende marktoplossing vindt en dat de beste leveranciers gecontracteerd worden. Dit zijn feitelijk de ‘traditionele’ activiteiten die samenhangen met het selecteren en contracteren van marktpartijen. Als het contract is getekend, moet het geïmplementeerd worden bij zowel de inkopende organisatie als de leverancier. Dat is bepalend voor de afgesproken prestaties. Systemen moeten worden ingericht en afspraken gemaakt over hoe te handelen bij kwaliteitsklachten en/of calamiteiten. Ook moeten het contractbeheer, contractmanagement en eventueel het leveranciersmanagement worden ingericht. Zowel voor de inkopende organisatie als voor de leverancier(s) is het belangrijk om door prestatiemeting informatie te krijgen over de realisatie van de waardecreatie en waar prestaties verbeterd kunnen worden. Dit is het doel en de kracht van dit cyclische proces. Ook exitmanagement is belangrijk (zie kader hierboven). De praktijk leert dat dat binnen de hoeksteen 4, managen en vernieuwen, niet altijd top of mind is.

EXITMANAGEMENT

Exitmanagement is een nog vaak onderbelicht aspect bij sourcingactiviteiten. Zo wilde een retailorganisatie recentelijk de uitbesteding van de integrale ICT-diensverlening op het gebied van logistiek, sales en finance gedeeltelijk weer inbesteden als gevolg van strategische heroverwegingen en een deels gebrekkige dienstverlening. Deze inbesteding verliep echter uiterst moeizaam, met grote vertraging en hoge switchkosten. Het contract kende slechts een generieke regeling dat de ICT-dienstverlener ‘in alle redelijkheid en billijkheid’ zijn medewerking zou verlenen aan de overdracht aan derden na de contractbeëindiging. Niets van dat alles. Er ontstond gedoe rond intellectuele eigendomsrechten en toegang tot en overdracht van beheerdocumentatie. Om dit in de toekomst te voorkomen, besloot de CPO het aspect exitmanagement expliciet te adresseren in het inkoopproces. De voorbereiding en het risicomanagement vinden bij complexe sourcingvraagstukken voortaan plaats in hoeksteen 2, waarbij de beheersmaatregelen vertaald worden in het contract en nader uitonderhandeld worden in hoeksteen 3. Het structureel toepassen van de sourcingcyclus maakt dat dit aandachtspunt voortaan geborgd is.

Toepassing sourcingcyclus

De diepgang waarmee de activiteiten in de vier hoekstenen worden uitgevoerd is, is natuurlijk afhankelijk van de complexiteit van het inkoopvraagstuk. Daar waar het een inkoopsituatie betreft in bijvoorbeeld het routinesegment zal je lang niet alle 21 stappen doorlopen. Binnen het strategisch portfoliosegment naar alle waarschijnlijkheid wel. Met andere woorden: daar waar de inkoopsituatie belangrijker wordt in termen van bijdragen aan de in de scope geïdentificeerde waardedrijvers, zul je meer fasen doorlopen en iedere fase op zich intensiever toepassen. De sourcingcyclus zorgt ervoor dat alle aspecten in een inkooptraject op een logische en overzichtelijke manier aandacht krijgen. Daardoor draagt het bij aan de optimalisatie van inkoopprocessen. De kracht van de cyclus ligt ook in de eenvoudige visuele weergave.

Dit artikel is geschreven door:

John van Veen, Principal Consultant bij AevesBenefit en Jan Roddeman, Kennis- en Portfoliomanager bij Nevi. Het artikel komt uit vakblad Deal! (April 2021 editie), hét vakblad voor inkopers, geïnteresseerden en betrokkenen die alles willen weten over het laatste nieuws, ontwikkelingen en trends binnen het inkoopvak.