Pionieren in proeftuin social return brengt de Rijksoverheid verder

23 mei 2019

Esther Rijken en Fons Buurman, categoriemanagers Rijksoverheid, startten in 2017 de eerste proeftuinen social return bij de Rijksoverheid. Samen hebben zij nu 18 proeftuinen ingericht met verschillende leveranciers. Eén van deze proeftuinen is tot stand gekomen met leveranciers van inkoopadviseurs AevesBenefit en Emeritor. Deze proeftuin ontvangt op 27 mei 2019 decharge. 8 maanden na de start kijken alle betrokkenen met een positief gevoel terug. Welke lessen zijn er te trekken uit deze pioniers proeftuin? (mei 2019)

Praktijkvoorbeeld social return

Bij de rijksoverheid wordt geëxperimenteerd met het vergroten van de impact van social return in een aantal proeftuinen. Leveranciers AevesBenefit en Emeritor vullen hun social return inzet in door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kennis te laten maken met het inkoopvak.

 

Bijzonder
De proeftuin heeft betrekking op de contractfase; hier wordt gekeken hoe invulling gegeven gaat worden aan de social-return-verplichting. De proeftuin komt tot stand dankzij gemeenschappelijke inzet van opdrachtgever en -nemer. “Zonder hun inspanningen was dit zeker niet gelukt.”

Voordelen

  • leveranciers zijn gemotiveerd maatschappelijke bijdrage te leveren, ook als dat extra inzet kost.
  • de nauwe samenwerking om invulling te geven aan de social return inzet leidt tot mooie interacties en betere relaties, tussen opdrachtnemers onderling, maar ook tussen opdrachtgever en -nemer.

Nadeel

  • doordat social return in dit soort inhuuropdrachten voorheen niet (actief) werd uitgevraagd, moest hier het wiel nog worden uitgevonden.

 

Liefde voor het inkoopvak

Beide inkoopadviesbureaus – concurrenten en collega’s tegelijk- hebben voor deze proeftuin de handen ineen geslagen om sociale impact te creëren, samen met UBR|HIS (Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk). ‘Ons doel met deze proeftuin is om geïnteresseerde en enthousiaste mensen zodanig op te leiden (theoretisch en on-the job) dat ze na negen maanden zelfstandig kunnen uitstromen naar betaald (inkoop)werk. Beide bureaus werven een kandidaat op HBO+ werk- en denkniveau en begeleiden hen door middel van coaching, tweewekelijkse trainingen en een vaste begeleider gedurende negen maanden. UBR|HIS creëert twee werkervaringsplekken en koppelt de kandidaten aan een buddy. Op deze manier kunnen de kandidaten binnen een reguliere werkomgeving werkervaring opdoen. En leer je alle facetten van het werk als inkoper. Van operationeel inkopen tot contractmanagement tot Europees aanbesteden’, legt Wim Nieland, directeur AevesBenefit uit. Een mooie bijkomstigheid is dat er momenteel een schaarste aan inkopers is en met dit traject nieuwe inkopers opgeleid kunnen worden.

Coalition of the willing

In deze proeftuin hebben Esther en Fons leveranciers AevesBenefit en Emeritor uitgenodigd om gezamenlijk de sociale impact bij de rijksoverheid te kunnen vergroten. Ook voor de leveranciers was dit nieuw. Daarnaast vond hij een sponsor in Richard Lennartz, directeur van UBR|HIS die bereid was twee stageplaatsen en dagelijkse begeleiding beschikbaar te stellen binnen zijn organisatie. Lennartz: ‘Wat Fons goed doet is dat hij gebruik maakt van korte lijntjes binnen het rijk en op zoek gaat naar coalities, hij zoekt hulp bij mensen waar hij hulp kan krijgen.’

                                                         

Gezamenlijk plan van aanpak

De vraag naar een aanpak voor Social return wordt uitgevraagd in de aanbestedingsstukken van de rijksoverheid. Opdrachtgevers zijn vaak terughoudend om in gesprek te gaan met een leverancier en hierin de samenwerking op te zoeken. Het uitvoeren van social return is een goede aanleiding om in gesprek te gaan en zorgt voor een heel ander gesprek. Buurman (opdrachtgever vanuit categorie management), Lennartz (interne klant en sponsor van de proeftuin) en beide leveranciers gingen met elkaar om de tafel waar de samenwerkende leveranciers een gezamenlijk plan van aanpak voorstelden. Buurman en Lennartz keken hier in mee. De samenwerking hier was erg belangrijk; ‘Leveranciers staan aan de lat. Maar zorg dat jij bereikbaar bent om bijvoorbeeld contact te leggen of bij landing van de kandidaat in jouw organisatie of andere uitdagingen’, zegt Buurman. Lennartz vult aan: ‘er moet vooral geen sprake zijn van hiërarchie of bureaucratie’. Na twee keer overleggen waren alle partijen het eens en gingen de leveranciers aan de slag.

Samenwerken met WSP’s

Beide leveranciers hebben heel wat extra inzet gepleegd. Het vinden van de kandidaten kostte hen bijvoorbeeld meer tijd dan aanvankelijk was ingeschat, dat viel Wim Nieland tegen. Er was voor hen niet direct een duidelijk systeem dat hielp bij het vinden van kandidaten. Beide leveranciers klopten aan bij verschillende werkgeversservicepunten (WSP’s). ‘Er zijn grote verschillen. Bij het ene WSP hebben we een half jaar gesprekken gevoerd zonder dat er een kandidaat uitkwam. Bij het andere WSP kregen we binnen een maand vijf kandidaten aangeboden waarvoor ook nog subsidie beschikbaar was. Daar kwamen de twee kandidaten uit die nu een plek hebben.’ ‘In eerste instantie wilden we meer plekken creëren, maar dat bleek te veel. De hoogte van de lat moet ook wel afhangen van wat mogelijk is.’

Warm welkom

Sponsor Richard Lennartz heeft werkplekken voor de kandidaten in zijn organisatie gecreëerd. ‘We hebben hen ontvangen op de manier zoals we dat altijd doen: via het buddysysteem waarbij elke nieuwe medewerker gekoppeld wordt aan een collega. Natuurlijk begrepen we wel dat de nieuwe collega meer aandacht nodig had, dus zijn buddy was iemand die meer tijd had om te begeleiden en dit ook leuk vond om te doen. Vervolgens hebben we gezocht naar een plek binnen de organisatie die past bij de affiniteiten van de kandidaat, en die een goede startplek vormt om de basis te leren. Vanaf hier kunnen de kandidaten doorgroeien naar andere afdelingen binnen de organisatie. Voor de ene kandidaat bleek dat niet haalbaar, dus die bleef op de startplek. Achteraf gezien was er toch nog meer begeleiding nodig dan we vooraf vermoedden, dat zouden we volgende keer anders doen.’

Realistische verwachtingen

Vaak wordt van maatschappelijk verantwoord inkopen gezegd dat het extra tijd, capaciteit en geld kost. Hoe kijken de heren hier tegen aan? ‘Hier moet je niet naïef in zijn, realiseer je vooraf dat het een lange doorlooptijd nodig heeft, en dat je het niet morgen geregeld hebt’, zegt Lennartz. ‘Voor een volgende keer weten we dat we er wellicht nog iets meer begeleiding op moeten zetten’. Buurman: ‘Aan de voorkant moet je beslissen wat je gaat inrichten, wie je daar voor nodig hebt en waar je dat vandaan gaat halen. Wees realistisch in wat haalbaar is; liever één kandidaat die succesvol is geplaatst, dan 20 kandidaten waarbij dat niet lukt.’

Risicomijdend

‘Risicomijdend gedrag leidt er toe dat men geen fouten wil maken en voor zekerheid kiest. Duik niet weg voor de uitdagingen.’ Buurman raadt aan je van tevoren te realiseren dat je een uitdaging aan gaat en dat het gaat om een experiment. Dit betekent ook dat je niet moet proberen van tevoren teveel dicht te timmeren; ook ten aanzien van de social-return-invulling kun je ‘functioneel specificeren’. Het is van belang dat een opdrachtgever durft los te laten en in de uitvoering samen met leverancier invulling geeft aan maatwerk. Wanneer een opdrachtgever relatief onbekend is met het onderwerp ‘inclusieve arbeidsmarkt’ en toch sterk hierop wil sturen, werkt dit belemmerend. ‘Je formuleert de behoefte om sociale impact te maken en vervolgens ga je samen met de leverancier kijken hoe je dit concreet gaat realiseren. Wat de drempel kan wegnemen is dat je bij het opzetten van een proeftuin geholpen kunt worden door het adviesteam Maatwerk voor Mensen en daarbij ook gesteund wordt door de Interdepartementale Commissie  Inkopen en Aanbesteden (ICIA) en de  Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst ICBR’, ligt Buurman toe. ‘Bovendien’, vindt Nieland, ‘heb je als inkoper ook de rol om de markt te pushen en niet alleen te pleasen. Vroeger vond ik dit gedoe, tot dat ik werd uitgedaagd. Toen hebben we het initiatief genomen en ben ik het leuk gaan vinden. Maar daar was wel een duwtje voor nodig.’

Experimenteer!

Een valkuil waar Buurman voor wil waarschuwen: ook al is het doel van een proeftuin om te experimenteren, toch verwachten veel inkopers een concreet uitgeschreven aanpak en duidelijk omlijnde kaders. Ook voor leveranciers geldt dit volgens Nieland: ‘normaliter maken wij als consultants een plan en dit voer je vervolgens uit. Niet met dit onderwerp. Dit is geen exacte wetenschap, hier moet je flexibel zijn.’ Aan iedereen die aan de slag wil met het vergroten van de social return impact wil Buurman twee dingen meegeven: ‘bedenk ten eerste dat er al een duidelijk instrument ligt, namelijk de proeftuinenaanpak waarbij juist experimenteerruimte wordt gegeven met bijbehorende steun van een adviesteam en van hogeraf. Ten tweede: focus je op het doel: namelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zo goed mogelijk naar werk te helpen. Niet alles is te vangen in een procesbeschrijving; persoonlijke gesprekken met collega’s, het adviesteam en leveranciers zijn het meest nuttig. Je hoeft niet alles van tevoren te weten. Je hebt de ruimte gekregen om te experimenteren, benut die vooral. Alles wat je hiervoor nodig hebt is durf.’

Het nieuwe normaal

Acht maanden later kijken alle betrokkenen met een positief gevoel terug. Het vergde de nodige flexibiliteit, omdenken, doorzettings- en improviseringsvermogen om de twee kandidaten te vinden en op te leiden tot aspirant-inkopers. Inmiddels heeft de één een betaalde baan gevonden en ook de vooruitzichten voor de ander zijn positief. ‘Op dit moment gaan we voor nieuwe aanbestedingen weer proeftuinen opzetten, voor de inkoopcategorie inhuur juridische capaciteit is dit al in ontwikkeling. We maken hiervoor gebruik van de kennis die we nu hebben opgedaan en de bestaande aanpak. Dit is ook weer een moment om social return door te ontwikkelen en de aanpak verder te verduurzamen. Dit is nu het nieuwe normaal’, aldus Buurman.

Fons Buurman en Esther Rijken nemen deel aan het social-return-adviesteam en delen hun kennis en ervaringen via het Maatwerk voor Mensen netwerk en de leerformule Maatwerk voor Mensen. Wim Nieland van AevesBenefit en Edwin Bijlsma van Emeritor zijn altijd bereid om de specifieke ‘lessons learned’ te delen met geïnteresseerden die hier een vervolg aan willen geven.

Bron: PIANOo