Inkopen in de zorg tijdens een (Corona) crisis | Hoe dragen wij ons steentje bij?

1 apr 2020

De telefoon gaat: “Sylvia, kan jij in verband met de Corona crisis een coördinerende rol gaan spelen naast je lopende projecten bij Basalt?” Antwoord: “Natuurlijk kan ik dat!” Niet wetende dat je dan per direct in 10 minuten overspoeld wordt met informatie en je per direct ‘aan’ staat en kei hard aan de slag moet.

Zoals jullie wellicht op het nieuws voorbij hebben zien komen dragen diverse zorginstellingen bij door verschillende activiteiten (verpleging niet acute patiënten, inrichten huisartsenposten voor Coronapatiënten e.d.) van ziekenhuizen over te nemen zodat er extra IC ruimte kan worden gecreëerd in de ziekenhuizen zelf. Ook revalidatiecentrum Basalt maakt in hun klinieken extra ruimte hiervoor.

Vrijdag 20 maart 10 uur, dat we patiënten gaan overnemen uit de ziekenhuizen is een feit. Hoeveel, wanneer en welke zorg deze patiënten nodig hebben is nog onduidelijk. Omdat we zelf per locatie een maximum aantal patiënten aan het RIVM hebben doorgegeven is besloten dat we sowieso dit aantal nieuwe plekken gaan creëren. Want, het is niet zo dat er op dit moment veel ruimtes/ bedden leeg staan.

Vanuit de organisatie worden verschillende projectteams opgezet met een helder mandaat per lijn. Ik word verantwoordelijk voor de inkoop coördinatie van alle ‘Corona-bestellingen’. Samen met de 2 inkopers (waaronder onze eigen Lucas Schouwerwou), gaan we van start. Wat is er allemaal nodig, waar kunnen we dit krijgen, wanneer kunnen we dit krijgen, wie houdt de voorraad bij, welke alternatieven worden goedgekeurd en welke prijs willen we ervoor betalen? Het net gevormde inkoopteam wordt binnen no-time een goed geoliede machine. Het verantwoordelijkheidsgevoel is hoog en zowel telefoon als mail gaan non-stop door. Stad en land wordt afgebeld en gemaild, want ook in de zorg (en daarbuiten) wordt er gehamsterd op zorgproducten waaronder Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM). Ook zijn er leveranciers die gebruik maken van de ontstane behoefte, denk dan aan €15,- voor een mondkapje of een aanbod aangaande 50ml desinfectiegel voor €9,-. Dank.

Naast het zoeken naar en onderhandelen op PBM bestellen we bedden, wandschermen, kastjes, noodoproepsystemen (die rode knop aan het ziekenhuisbed), verlichting, prullenbakken met voetpedaal, waskarren en zakken et cetera. Het voorraadbeheer wordt overgedragen aan inkoop en een strikt beleid op Corona-bestellingen wordt dezelfde dag nog binnen de organisatie uitgerold.

We krijgen het voor elkaar om rond 16:00 al een heel circus opgetuigd te hebben als het verlossende antwoord van het RIVM volgt, Den Haag kan patiënten gaan verwachten. Alle spoed bestellingen worden in een rap tempo doorgezet aan alle leveranciers. Ook in deze tijden kom je er achter hoe belangrijke een goede relatie met je (juist nu) cruciale leveranciers is. Iedereen zet zo vlak voor het weekend nog zijn beste beentje voor. Sommige leveranciers stappen persoonlijk in de auto om producten te brengen en geven hun privé nummers door voor als dit in het weekend nodig is! In het weekend bouwen we hierop verder en worden alle ruimtes door eigen medewerkers ingericht. Op zondag zijn de locaties zo goed als gereed om patiënten te ontvangen!

Op de achtergrond wordt druk gewerkt aan de aanpassingen in de roosters voor de medewerkers, want je wil geen kruisbestuiving tussen verdiepingen. Lunch en diner worden niet meer in het restaurant geserveerd en een strikt bezoek- en personeelsbeleid wordt geschreven en ingevoerd. De voordeur gaat op slot en personeel moet via een andere ingang naar binnen. Aanpassingen die op iedereen impact hebben.

Het inkoopteam werkt al vanuit huis, maar wordt ook gevraagd om dit nog even te blijven doen, want wij staan niet op de lijst om binnen te mogen komen.

Gedurende de week van 23 maart zitten we ook niet stil en werkt iedereen enorm hard om alle producten geleverd te krijgen. Iedere dag komen er diverse aanvragen bij waardoor we weer non-stop aan de telefoon hangen bij bekende en nieuwe inkoopkanalen. Waar mond-op-mond beademing tot voor kort doodnormaal was, moeten er nu beademingsballonnen worden ingekocht en een richtlijn voor het reinigen hiervan worden ingericht. En zo zijn er nog veel meer producten nodig waar je niet direct bij stilstaat.

Ondertussen wordt er vanuit de overheid (Ministerie van VWS) een centraal inkooporgaan voor het inkopen van PBM ingericht. We kunnen ons hierbij aanmelden en producten via hen bestellen. De grote medische leveranciers hebben inmiddels opdracht gekregen enkel nog via dit punt uit te leveren. Zo krijgt de zorg voorrang op de benodigde producten en kunnen individuele zorginstellingen niet gaan hamsteren. Het aanbod wordt evenredig verdeeld. Ook dit initiatief is binnen no-time uit de grond gestampt en functioneert na de eerste hick-ups perfect! Voor de inkopers in de zorg, is dit een grote ‘zorg’ minder.

Daarnaast heeft zorg gerelateerde inkoop voorrang gekregen op vrijwel alle bestellingen (buiten medische producten) in Nederland, ook dit helpt ons om sneller te kunnen acteren. En die snelheid is geboden: Zo hoorden we donderdag om 7:30 uur dat er een goed te desinfecteren vloer gelegd moest worden op de locatie in Delft. Deze wordt dezelfde dag om 15:00 uur al gemonteerd!

Inmiddels zijn we een flinke week verder en durven we zachtjes te zeggen dat we het onder controle hebben. Dat wil zeggen, voor wat we nu weten. Als er andere type patiënten komen met een afwijkende zorgbehoefte dan zal er opnieuw beoordeeld moeten worden wat nodig is en doorlopen we het hele proces nog een keer. Gelukkig wel met een bak aan extra kennis en een actueel leveranciersbestand, waardoor we hopelijk nóg sneller kunnen schakelen.

Ons team is hierbij ook een echt team geworden, 2x per dag hebben we een update call en via whatsapp en de mail worden alle ‘spoedjes’ behandeld. We lachen, praten over de planten in de woonkamer en wat er op het menu staat, ook om de spirit er in te houden. We zijn doodmoe, maar blij dat we ons steentje kunnen bijdragen in deze onwerkelijke tijd.

Last but not least: Houd je a.u.b. aan de richtlijnen van het RIVM! Want bij meer zieken moet het verplegend personeel – en natuurlijk de inkoopfunctie – wéér alle zeilen bijzetten, en ook wij zijn wel toe aan een ‘coronavirus-Netflix+wijn’ avondje!

Senior Consultant

Sylvia Belter