Inkoop in coronatijd – De impact van Covid-19 op inkoop binnen een organisatie die onderdeel is van de vitale infrastructuur

9 jun 2020

Als consultant ben ik – Franchesca Laclé – verantwoordelijk voor verschillende verbeterprojecten op het gebied van inkoop- en contractmanagement bij PWN Waterleidingbedrijf Noord-Holland (PWN). PWN levert drinkwater aan ruim 800.000 huishoudens, bedrijven en instellingen in Nederland. Daarnaast treedt PWN op als duinbeheerder gericht op het gezond houden van de duinen en het beschermen van de rijkdom aan flora en fauna aldaar.

Omdat schoon drinkwater van essentieel belang is, zal het niemand verbazen dat PWN onderdeel is van de zogenaamde vitale infrastructuur.  Dit zijn organisaties die zó vitaal voor de Nederlandse samenleving zijn dat uitval of verstoring tot ernstige maatschappelijke ontwrichting leidt en een bedreiging vormt voor de nationale veiligheid. Omdat de dienstverlening zo belangrijk is, zijn er al tal van voorzorgsmaatregelen geïmplementeerd in geval van calamiteiten. Desondanks is de impact van Covid-19 ook bij PWN aanzienlijk. Ik heb dit van dichtbij mogen meemaken en ben onder de indruk van hoe PWN heeft gehandeld in de afgelopen periode. Vanuit mijn persoonlijke ervaring wil ik graag wat voorbeelden geven.

Het opstarten van nieuwe projecten blijkt een stuk lastiger dan voorheen, met een langere doorlooptijd als gevolg. Niet enkel door het werken op afstand, maar ook doordat gemeentes niet op volle toeren draaien. Het verkrijgen van een vergunning kost hierdoor meer tijd dan normaal.

Binnen de inkoopafdeling van PWN zijn er ook een aantal zaken veranderd. Zo is de doorlooptijd van het aanbestedingsproces langer geworden, specifiek de Alcatel termijn. Dit is de termijn waarin de niet gegunde partijen de kans krijgen om bezwaar in te dienen tegen de gunningsbeslissing. Op dit moment houden rechtbanken zich enkel bezig met dringende zaken waardoor een bezwaar meer tijd nodig heeft. Covid-19 heeft ook impact op bestaande leveranciersrelaties, neem bijvoorbeeld de leverancier van installatiewerkzaamheden bij PWN. Voor het onderhoud van installaties haalt de leverancier gespecialiseerde werknemers uit Duitsland. Het reizen over landsgrenzen is momenteel lastig en deze werknemers lopen het risico dat ze niet gelijk naar huis kunnen terugkeren wanneer ze in Nederland werken. Om deze reden is besloten om een aantal onderhoudswerkzaamheden voor een paar maanden uit te stellen.

PWN heeft daarnaast verschillende acties ondernomen om de productiviteit en het welzijn van haar werknemers te borgen. De werknemers wordt geadviseerd om zoveel mogelijk thuis te werken, met uitzondering van medewerkers met kritieke functies. Dit zijn functies die noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat water aan alle huishoudens en bedrijven geleverd wordt. Verder dienen alle medewerkers thuis te blijven als ze Covid-19 symptomen hebben of als ze in risico gebieden zijn geweest. Ook de leveranciers zijn tijdig geïnformeerd dat projecten, zoals de eerder genoemde installatiewerkzaamheden, vertraagd of stopgezet worden vanwege het risico dat iemand besmet raakt.

Vele scholen, sportaccommodaties, hotels en restaurants zijn middels persoonlijke brieven, social media en de website van PWN gewaarschuwd over de Legionellabacterie.  Deze bacterie ontstaat wanneer kraanwater langere tijd stilstaat. PWN adviseert daarom de leidingen goed door te spoelen voor deze weer in gebruik genomen worden.

Bovendien is er door PWN een pandemieteam opgericht om zorg te dragen voor het opvolgen van de afgekondigde maatregelen van de Rijksoverheid. Het team coördineert de vertaling van deze maatregelen naar interne acties en brengt de risico’s voor het bedrijf in kaart. Hiermee stuurt en bewaakt het pandemieteam de opvolging van de afgekondigde maatregelen. Naast het pandemieteam heeft PWN een telefonische hulplijn geopend, zodat de werknemers zich kunnen uiten over persoonlijke spanningen die door Covid-19 zijn ontstaan.

Nu de versoepeling van de maatregelen zijn gestart heeft PWN het kantoor voorbereid op de anderhalve meter samenleving. Er is een testgroep gevormd om te kijken of de gekozen indeling werkt. Daarnaast is er een weekschema opgesteld zodat er in ploegendiensten bij PWN op kantoor gewerkt kan worden om het totaal aantal mensen op locatie te beperken.

De komende tijd zullen we samen op afstand verder werken en hopen we de impact zo beperkt mogelijk te houden. Daarnaast blijven we waakzaam en toezien op de impact van Covid-19 op kritieke processen. Gelukkig verlopen de (verbeter)projecten waar ik bij aangesloten ben vooralsnog voorspoedig. Door de crisis is de manier van werken efficiënter en effectiever geworden. De meeste vergaderingen vinden nu plaats via Microsoft Teams en ik ben positief verrast hoe snel iedereen zich heeft aangepast aan het thuiswerken, waarbij de eindresultaten er totaal niet onder leiden. We zetten alles op alles om ervoor te zorgen dat water aan alle huishoudens en bedrijven geleverd blijft worden.

 

Consultant

Franchesca Laclé