In gesprek met het KNMI

19 jun 2019

Rijksbrede raamovereenkomsten: Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA) bij het KNMI

In dit vierde artikel staat de opdracht van Jos Arts centraal. Hij is als projectmanager ‘waarneemstation Cabauw’ ingezet bij het Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI). Kas Bahrami Tash van leverancier AevesBenefit ging met hem en Corline Koolhaas (de opdrachtgever van het KNMI) in gesprek.

Over het KNMI

Het KNMI adviseert en waarschuwt de samenleving om risico’s op het gebied van weer, klimaat en seismologie terug te dringen en schade en letsel te beperken. Met kennis, technologie en een uitgebreid meetnetwerk biedt het KNMI producten en diensten die bijdragen aan de veiligheid, bereikbaarheid, leefbaarheid en welvaart van Nederland.

Belang van waarneemstation Cabauw
Jos Arts begon op 1 september 2018 als projectmanager voor het waarneemstation Cabauw bij het KNMI. Deze unieke locatie met een mast van 213 meter hoog levert sinds 1973 waardevolle meetgegevens.
Het doel van het project van Arts was het waarneemstation Cabauw op verschillende onderdelen beter op orde te brengen. Met opdrachtgever Corline Koolhaas, strategisch business manager bij het KNMI, nam Arts aan het begin van zijn opdracht de scope van het project door. Zijn project bestaat namelijk uit vier deelprojecten.
Koolhaas: “De mast is uniek in Europa en de rest van de wereld. Hij is aangemerkt als één van de belangrijke waarneemstations voor Europees en internationaal onderzoek naar de samenstelling van de lucht; voor het begrijpen van het ontstaan van weerfenomen zoals mist; voor metingen van wind in verschillende luchtlagen en voor de verbetering van de weersverwachting.
We meten het weer met allerlei meetinstrumenten. Die satellieten gebruiken deze mast als vast referentiepunt. Op dit station worden veel verschillende metingen uitgevoerd; omdat we dit op één plek doen, biedt dat veel meerwaarde. Daarom is goed beheer van het waarneemstation in Cabauw zo belangrijk.”

Deelproject 1: Toezien op de uitvoering van groot onderhoud
Het waarneemstation in Cabauw stamt uit 1973. Uit onderzoek van een ingenieursbureau bleek dat de tuidraden na vijftig jaar voor het eerst vervangen moesten worden. Omdat de mast 213 meter hoog is, is dat een ingewikkelde opgave. Hoewel het Rijksvastgoedbedrijf eigenaar is van de mast, kan deze vervanging niet uitgevoerd worden zonder de gebruiker (KNMI) hierbij te betrekken. Arts treedt dan ook op als counterpart voor het Rijksvastgoedbedrijf in dit traject..

Deelproject 2: Vernieuwen en implementeren van het veiligheidsplan voor het gebruik van de locatie
Om – zeker op 213 meter hoogte – veilig te werken aan de meetmast is een veiligheidsplan essentieel. De betreding van het waarneemstation is niet zonder gevaar. Daarom is het essentieel dat er duidelijke en eenduidige veiligheidsprocedures geïmplementeerd zijn.

Deelproject 3: Financiële afspraken tussen de gebruikers, het management en de eigenaar
Het beheer van het waarneemstation in Cabauw geniet extra aandacht omdat het een specialty binnen het Rijksvastgoedbedrijf is. “Hoeveel gebouwen met tuidraden zijn er in Nederland? Omdat het waarneemstation zo belangrijk is voor het KNMI, moet helder zijn wie waar verantwoordelijk voor is. Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud en hoe ziet dit er in de toekomst uit? Al deze zaken zijn we nu aan het vastleggen,” aldus Arts. De afspraken bevatten daarom ook een helder kostprijsmodel en een verdeelsleutel.

Deelproject 4: Juridische afspraken tussen de gebruikers, het management en de eigenaar
Naast de financiële afspraken worden ook de juridische afspraken vastgelegd. De juridische verantwoordelijkheid voor het waarneemstation ligt bij het Rijksvastgoedbedrijf en het KNMI. Als gebruiker wil het KNMI die afspraken goed in beeld hebben.

Een compact team voor vier projecten
Arts voert deze projecten niet alleen uit: er is veel kennis en enthousiasme in het KNMI aanwezig. Met een compact projectteam pakt hij deze vier deelprojecten op. Het projectteam bestaat uit een jurist, de beheerder van het waarneemstation, een wetenschapper en een deskundige van de organisatie. Op deze manier worden alle facetten van de projecten overzien en blijft het team compact.

De deelprojecten liggen volgens Koolhaas qua inhoud en focus uit elkaar. Maar omdat de projectwerkzaamheden door hetzelfde team worden opgepakt, is de doorloop vlot te noemen.

“Niet alleen binnen het KNMI, maar ook bij de partners zoals het Rijksvastgoedbedrijf zitten we met dezelfde spelers om tafel. Als één project gaat lopen, dan gaat de rest vanzelf mee in het kielzog. De projecten vallen namelijk logisch in elkaar. Iets in beweging krijgen is misschien lastig, maar als het eenmaal loopt dan hoef je het alleen maar bij te sturen,” aldus Koolhaas. ”De truc is nu om snelheid te blijven houden; ieder jaar moet het logisch in beweging blijven. Binnen dit raamwerk van projecten vallen alle taken en werkzaamheden straks logisch op hun plek. Het is belangrijk dat alle projecten geborgd zijn in de organisatie. Arts blijft in ieder geval betrokken bij het KNMI totdat de tuidraden vervangen zijn.”

Hoe is de samenwerking tot stand gekomen?
“We zochten iemand met projectleider-skills. Die zijn er wel binnen het KNMI, maar we zochten voor dit project specifiek iemand met aanbestedingservaring en ervaring met vastgoed. Daarnaast is Arts communicatief vaardig, kan hij boven de materie staan en de boel organiseren. Maar het belangrijkste is dat hij vanuit het KNMI kan denken. Als extern ingehuurde projectmanager draagt hij bij wijze van spreken een KNMI-shirt onder zijn pak.”

Begeleiding door AevesBenefit
Eén van de IMOA-raamovereenkomsten is afgesloten met AevesBenefit. Namens AevesBenefit is key accountmanager Kas Bahrami Tash verantwoordelijk voor de invulling van de interim-functies zoals voor het KNMI. Hij treedt bovendien op als sparringpartner voor de inhurende managers.

Wilt u meer weten over dit artikel, de opdrachten of het raamcontract? Klik dan hier om in contact met ons te komen.

We staan u graag te woord!