Rijksbrede Raamovereenkomsten: Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA)

19 jul 2017

Vanaf 1 februari 2016 kopen alle Ministeries interim-management in via de Rijksbrede Raamovereenkomsten voor Interim-Management en Organisatieadvies. In dit artikel beschrijven de inhuurbehoeftestellers van uiteenlopende Ministeries in samenwerking met AevesBenefit de werking van de Raamovereenkomsten.

Tot een paar jaar geleden bepaalden de verschillende Ministeries, hun dienstonderdelen en agentschappen zelf via welke bureaus zij interim-managers inhuurden en organisatieadvies inkochten. In 2015 bundelden alle Ministeries hun krachten en besloten zij hun inkoopprocessen voor deze externe inhuur verder te harmoniseren. Doelstelling van de uniformering was vooral meer grip te krijgen op de kwaliteit van en uitgaven aan externe inhuur. Daarnaast wilde het Rijk de verschillende afnemers binnen de overheid voorzien van een betere infrastructuur voor inhuur van consultants.

De eerste Rijksbrede aanbesteding

Om de Rijksdoelen te bereiken, organiseerde het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (I&M) voor het eerst keer een Rijksbrede aanbesteding voor Interim-Management en Organisatieadvies. De categoriemanager van I&M inventariseerde de behoeften en wensen van alle Ministeries en onderzocht via een marktconsultatie de mogelijkheden in de markt. Na een aanbesteding via een niet-openbare procedure, sloot het Ministerie Rijksbrede raamovereenkomsten met diverse leveranciers. Deze zogeheten IMOA-Raamovereenkomsten hebben een totale gezamenlijke geschatte opdrachtwaarde van €15 miljoen per jaar en bestrijken vier percelen:

  • Perceel 1: Strategisch Interim-Management 1;
  • Perceel 2: Strategisch Interim-Management 2;
  • Perceel 3: Tactisch Interim-Management;
  • Perceel 4: Organisatieadvies.

Per perceel zijn er 5 (percelen 1 en 4) of 3 (percelen 2 en 3) leveranciers geselecteerd om interim-managers te leveren. Met iedere leverancier heeft het Rijk vervolgens een Raamovereenkomst van twee tot vier jaar af gesloten.

Werking van de Raamovereenkomsten

De deskundige inhuuradviseurs van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR|Inhuurdesk) verzorgen voor veel aanvragen binnen de IMOA-Raamovereenkomsten de documentatie van de behoeftestelling (functiebeschrijving) en de publicatie in het systeem. Zij nemen ook de offertes in behandeling en verzorgen de voorselectie van aangeboden profielen. De Inhuurdesk bestaat uit veel enthousiaste en toegewijde professionals die namens diverse Rijksoverheidsorganisaties functies publiceren, behandelen en de contractuele afwikkeling in goede banen begeleiden. De goed geoliede motor achter de inhuur van veel specialisten voor het Rijk.

De meerwaarde van de IMOA-Raamovereenkomsten

Op dit moment lopen de IMOA-Raamovereenkomsten ruim een jaar. In de tussentijd hebben de geselecteerde leveranciers al tientallen interim-opdrachten en adviezen ingevuld. Wat voor opdrachten vallen in de praktijk onder de IMOA-Raamovereenkomsten? Welk voordeel halen de inhurende partijen uit deze Raamovereenkomsten? In drie artikelen schetsen wij de werking en meerwaarde van de overeenkomsten. In dit artikel staan twee deels overlappende opdrachten centraal uit Perceel 3 (Tactisch Interim-Management): die van consultants Inez de Fluiter en Freek Steutel.

 

Beveiliging voorop bij verhuizing I&M – Inez de Fluiter

Op 31 oktober 2016 begon Inez de Fluiter als interim projectmanager bij het project ‘Kasten leeg’ voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (I&M). Dit project behelst een grote verhuizing van de panden van het Ministerie van I&M aan de Plesmanweg 1-6 en de Koningskade 4 naar de Rijnstraat 8 in Den Haag. De oude ministeriële gebouwen moeten papiervrij worden opgeleverd. Al het aanwezige archiefmateriaal, de overige documenten en de boeken moeten worden opgeruimd en daar waar nodig gedigitaliseerd.

Intern is er niet voldoende capaciteit beschikbaar om deze opdracht uit te voeren. Daarnaast vereist de opdracht ervaring met digitalisering. Voor deze opdracht zocht het Ministerie van I&M iemand met een hands-on mentaliteit; iemand die bovendien met alle verschillende afdelingen kon schakelen. Op de IMOA-aanvraag stelde leverancier AevesBenefit Inez de Fluiter voor. Zij voldoet aan alle eisen en kent bovendien Michel Weber, het Afdelingshoofd Documentaire Dienstverlening van het Ministerie van I&M, al van een eerdere opdracht. Via de IMOA-mantel kwamen De Fluiter en Weber weer met elkaar in contact.

Na de start van De Fluiter bleek de opdracht complexer dan vooraf gedacht. Naast de digitalisering van alle documenten is beveiliging essentieel: er mogen geen documenten van het Rijk op straat belanden. Een intensief project dat secuur moet worden uitgevoerd. Voor De Fluiter is het belang van heldere communicatie in haar opdracht groot: “maak het scherp en faciliteer het ook.” Daarnaast staat zij voor de uitdaging collega’s te motiveren en te activeren om aan de slag te gaan. Om dit voor elkaar te krijgen, is een netwerk van coördinatoren per directie opgebouwd. Deze coördinatoren weten goed hoe het binnen hun directie werkt en hoe op de beste manier het gewenste resultaat te behalen is. Onder het motto “lekker opgeruimd” zijn een aantal leuke acties bedacht om iedereen aan de slag te krijgen.

Een belangrijke opdracht voor De Fluiter, die zij bovendien inmiddels heeft uitgebreid door met alle betrokken groepen en afdelingen van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu om tafel te zitten om social return deel uit te laten maken van het project.

Facilitair manager bij FMHaaglanden – Freek Steutel

Sinds 29 augustus 2016 werkt Freek Steutel als één van de twee tijdelijke Facilitair Managers bij FM Haaglanden. Samen met 5 andere facilitair managers van FM Haaglanden verzorgen zij samen de facilitaire coördinatie van zeven departementen. Op den duur blijven er hiervan vijf departementen over; vandaar dat de twee facilitair managers deze functies op interim-basis vervullen. Steutel heeft veel ervaring op facilitair gebied, van musea tot ziekenhuizen. Leiding geven aan hoger opgeleide professionals was hierbij altijd de gemene deler.

Voor Steutel biedt werken op interim-basis binnen FM Haaglanden een belangrijk voordeel. Hij durft iets gemakkelijker buiten de gebaande paden te lopen. Daarbij zoekt hij wel altijd de verbinding met alle afdelingen en weet hij zijn klanten van alle verschillende departementen goed te ontzorgen.

Naast zijn dagelijkse taken heeft Steutel momenteel veel contact met Inez de Fluiter over het project ‘Kasten Leeg.’ Hij kwam met het idee om de verhuizing deels via social return te realiseren. Via De Haeghe Groep zet I&M mensen in met een afstand tot de arbeidsmarkt om te helpen met het afvoeren van kantoorspullen. Verder maakt I&M voor de verhuizing ook  gebruik van leveranciers die social return hoog in het vaandel hebben staan, zoals leverancier Bakkerij Vlinder.

Dat maakt ‘Kasten Leeg’ voor Steutel een uitdagend project, waarin hij zijn droom kan realiseren om een verhuizing echt duurzaam uit te voeren.

Begeleiding door AevesBenefit

Één van de Raamovereenkomsten voor Perceel 3 Tactisch Interim-Management is met AevesBenefit afgesloten; de anderen zijn voor BMC en Conclusion. Namens AevesBenefit is Accountmanager Kas Bahrami Tash verantwoordelijk voor de uitnutting van het contract. Hij zorgt voor de inzet en begeleiding van de IMOA-consultants op opdracht, waaronder ook De Fluiter en Steutel. Bahrami Tash treedt bovendien op als sparringpartner voor de inhurende managers. Zodat de doelstellingen van elk project zo effectief en efficiënt mogelijk behaald worden.

Meer grip en betere infrastructuur?

Het Rijk wil met de IMOA-Raamovereenkomsten meer grip krijgen op de kwaliteit en uitgaven aan externe inhuur. Ook is het de bedoeling om de verschillende afnemers binnen de overheid voorzien van een betere infrastructuur voor inhuur. In hoeverre dragen de Raamovereenkomsten hieraan bij? Later dit jaar volgen nog twee artikelen: één over de ervaringen van een contactpersoon van de IMOA-Raamovereenkomsten binnen een Ministerie en één met het verhaal van een inhurende manager. Daaruit volgt het antwoord op deze vraag.