Rijksbrede Raamovereenkomsten: Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA) bij Defensie

5 dec 2018

Sinds 1 februari 2016 kopen alle ministeries interim-management in via de Rijksbrede Raamovereenkomsten voor Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA).

De geselecteerde leveranciers hebben inmiddels honderden interim-opdrachten en adviezen ingevuld. Wat voor opdrachten vallen in de praktijk onder de IMOA-raamovereenkomst? In dit derde artikel staan de opdrachten centraal van Paul Siemons en Kristian van Drimmelen. Zij zijn als projectmanagers bij het Ministerie van Defensie ingezet. Jasmijn Haselager en Loran Arends gingen met hen in gesprek.

Projectmanager bij het KPU-bedrijf (Kleding- en Persoonsgebonden Uitrusting) – Paul Siemons

Op 1 juni 2017 is Paul Siemons gestart als projectmanager bij het KPU-bedrijf van het Ministerie van Defensie. Het KPU-bedrijf koopt kleding en persoonsgebonden uitrusting in voor militairen. Zij verstrekken deze en zorgen voor onderhoud en afstoting.

Toen wij Paul vroegen hoe hij zijn interim-functie het beste omschrijft, vertelde hij: “Ik ben degene die er voor moet zorgen dat alle militairen straks op tijd de juiste spullen in ontvangst kunnen nemen. Het voelt in sommige opzichten een beetje als Sinterklaas spelen want veel militairen hebben er lang op moeten wachten voordat zij al dit moois in ontvangst kunnen nemen.”

Paul is specifiek ingehuurd voor enkele grotere programma’s voor de vervanging van de volledige gevechtsuitrusting voor militairen. Denk dan aan gevechtskleding, helmen, draagvesten, tasjes, rugzakken en beschermende platen. Inkoop en programmamanagement worden geleverd vanuit de Defensie Materieel Organisatie en Paul runt binnen het KPU-bedrijf daarvoor de logistieke projecten.

Defensie koopt niet zomaar nieuwe gevechtsuitrusting in. Inkoop kijkt naar de eisen aan de uitrusting welke zijn gesteld door productspecialisten van onder meer het KPU-bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan veiligheid, comfort en het klimaat waarin de militairen de kleding dragen. De operationele eisen van militairen zijn door de jaren heen veranderd en de mogelijkheden zijn groter geworden. De kleding en uitrusting wordt daarnaast uitvoerig getest om te zien of het materieel onder alle omstandigheden voldoet aan de eerder genoemde eisen. In 2019 wordt gestart met de uitrol van de uitrusting onder de infanteristen (project VOSS). Omdat de nieuwe gevechtskleding pas vanaf 2020 zal worden verstrekt en uit te zenden militairen hier niet op kunnen wachten, koos Defensie voor een interim-oplossing.

Projectmanager ‘Interim kleding uitzendingen’ en ‘logistieke dienstverlening Belastingdienst’ bij het KPU-bedrijf – Kristian van Drimmelen

Kristian van Drimmelen is net als Paul op 1 juni 2017 gestart als projectmanager bij het KPU-bedrijf. Als projectmanager zorgde hij voor een interim-oplossing voor de kleding en uitrusting van militairen.

In 2017 besloot de Commandant der Strijdkrachten dat iedere militair die in 2018 en 2019 op uitzending gaat, voorzien wordt van een nieuwe gevechtsuitrusting. Kristian leidt een project om militairen snel van nieuwe gevechtsuitrustingen te voorzien. Het reguliere inkoopproces duurt soms te lang en daarom zijn er bij de NATO Support and Procurement Agency (NSPA) gevechtsuitrustingen “van de plank” ingekocht. Hierdoor werd de doorlooptijd van het aankooptraject behoorlijk gereduceerd, met als resultaat: een eerste afgifte van de gevechtsuitrusting op 4 juni 2018.

Naast de realisatie van tijdelijke gevechtskleding is Kristian ook verantwoordelijk voor een ander project: ‘logistieke dienstverlenging Belastingdienst’. Als projectmanager begeleidt hij de voorbereiding van de logistieke dienstverlening voor de Belastingdienst. Kristian licht toe: “In 2016 is een business case opgesteld voor de logistieke dienstverlening van het KPU-bedrijf aan klanten van de categorie bedrijfskleding Rijk. Een jaar later stemde de secretaris-generaal van het Ministerie van Defensie in met de dienstverlening aan de eerste klant: de Belastingdienst.”

Het KPU-bedrijf zal de ‘inslag’ uitvoeren (de verzameling van processen voorafgaand aan de opslag van artikelen, zoals de ontvangst en keuring), evenals de opslag, het beheer en de uitgifte van de bedrijfskleding van de Belastingdienst. Daarnaast biedt het KPU-bedrijf technische expertise.

De Belastingdienst en het KPU-bedrijf zijn al gestart met de voorbereiding van de dienstverlening. Om de voorbereiding in goede banen te leiden, is binnen het KPU-bedrijf een projectteam opgericht, aangevuld met collega’s van de Belastingdienst. De werkzaamheden binnen de projecten zijn heel divers en omvatten voorbereidingen op het gebied van data, accountmanagement, assortimentsmanagement, voorraadbeheer, productkennis en productkwaliteit, productie en financiën.

Een onderdeel van het project is de verwerking van de artikelgegevens van de Belastingdienst in de bedrijfsvoeringsystemen van het KPU-bedrijf. Van elk van deze artikelen is informatie nodig zodat de dienstverlening zo effectief en efficiënt mogelijk kan worden ingericht. Daarnaast moeten ook de personeels- en arbeidsrelatiegegevens van alle kledingdragers van de Belastingdienst worden verwerkt zodat de juiste kledingpakketten aan de juiste kledingdragers worden gekoppeld.

Een ander onderdeel van het project betreft de ontwikkeling van een app, waarmee de kledingdragers van de Belastingdienst eenvoudig hun kleding kunnen bestellen via hun smartphone. “De samenwerking tussen de Belastingdienst en het KPU-bedrijf zal leiden tot onmiskenbare praktische, kwalitatieve en financiële voordelen”, stelt Kristian.

IMOA: de eerste Rijksbrede aanbesteding

Tot een paar jaar geleden bepaalden de ministeries, hun dienstonderdelen en agentschappen zelf via welke bureaus zij interim-managers inhuurden en van wie ze organisatieadvies betrokken. In 2015 bundelden alle ministeries hun krachten en besloten zij hun inkoopprocessen voor deze externe inhuur te uniformeren. De doelstelling van deze uniformering was vooral om meer grip te krijgen op de kwaliteit van en uitgaven aan externe inhuur. Daarnaast wilde het Rijk de verschillende afnemers binnen de overheid voorzien van een betere infrastructuur voor de inhuur van interim-managers.

Om de doelstellingen te bereiken, organiseerde het toenmalige Ministerie van Infrastructuur en Milieu (tegenwoordig Infrastructuur en Waterstaat) voor het eerst een Rijksbrede aanbesteding, specifiek voor Interim-Management en Organisatieadviesdiensten. Na een inventarisatie van de behoeften en wensen bij alle ministeries en een marktconsultatie met de leveranciersmarkt, volgde de Rijksbrede aanbesteding. Het resultaat was een raamovereenkomst met 16 leveranciers voor de periode van twee tot maximaal vier jaar. Deze zogeheten IMOA-raamovereenkomst bestrijkt vier percelen (tweemaal strategisch, eenmaal tactisch en organisatieadvies). Per perceel zijn drie tot vijf leveranciers gecontracteerd.

Begeleiding door AevesBenefit

Eén van de raamovereenkomsten voor het deel Tactisch Interim-Management is afgesloten met AevesBenefit. Namens AevesBenefit zijn accountmanagers Kas Bahrami Tash en Jasmijn Haselager verantwoordelijk voor de invulling van allerhande interim-functies. Zo ook voor Paul Siemons en Kristian van Drimmelen. Kas en Jasmijn treden bovendien op als sparringpartner voor de inhurende managers. Zodat de doelstellingen van elk project zo effectief en efficiënt mogelijk behaald worden.

Benieuwd naar de andere twee artikelen? Bekijk ze hieronder:

Rijksbrede Raamovereenkomsten: Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA)

Rijksbrede raamovereenkomst: Interim-Management en Organisatieadvies (IMOA)