Defensie tijdens de Corona crisis

4 mei 2020

Velen zijn door de Corona crisis (tijdelijk) genoodzaakt hun werkzaamheden neer te leggen. Denk aan de horeca, de culturele sector en tot voor kort de onderwijsinstellingen. Bij Defensie is juist een omgekeerde beweging gaande: medewerkers ondersteunen de autoriteiten in heel Nederland in de strijd tegen het COVID19-virus. Ze zetten zich onvermoeibaar in om de samenleving te helpen – één van de Defensietaken is tenslotte de beveiliging van het nationaal grondgebied.  

Ank Bijleveld-Schouten, Minister van Defensie, schreef recent: “Defensie is bij uitstek een organisatie van ons samen. Daar ligt al sinds jaar en dag onze kracht: de taken waar wij voor staan, voltooien wij met elkaar. Of het nou op missie is of in eigen land… Niemand haalt de eindstreep alleen. Zo ook nu, in deze uitzonderlijke tijd.”

Door de unieke kenmerken van de organisatie en de enorme grootte (60.000 medewerkers!) is Defensie een wereld op zich – bijna elk beroep of specialisme is hier vertegenwoordigd, Defensie beschikt over vele (hulp)middelen en is geografisch verspreid over het hele land en zelfs daarbuiten. Deze brede inzetbaarheid en het sterke gevoel van solidariteit maakt de organisatie bij uitstek geschikt om te helpen tijdens de huidige Corona crisis. Dit wordt gedaan door middel van veel besproken initiatieven als de inzet van militair medisch personeel en materieel, de hulp bij logistieke planning en de inzet van militairen in het Caribisch gebied om hulp te bieden bij zowel de bestrijding van het virus als bij het handhaven van de openbare orde.

Minder bekend zijn echter initiatieven als de ondersteuning van voedselbanken en tevens de donatie van bijna 30.000 kilo levensmiddelen in verband met afgelaste oefeningen, de gewijzigde rol van de marechaussee naar aanleiding van het sluiten van de Schengen grenzen en de paspoort check met behulp van een soort “selfiestick”, het patiëntenvervoer vanaf de Waddeneilanden met militaire helikopters, de check op het gedrag van recreanten in Nationaal Park De Biesbosch met behulp van militaire drones en ook de actie van 130 militaire muzikanten om zorgverleners een hart onder de riem te steken.

Allemaal unieke initiatieven, met kracht en enthousiasme uitgevoerd. Maar naast deze specialistische inzet, gaat ook de ‘daily business’ door. Voor Inkoop brengt dit nieuwe uitdagingen met zich mee. De gehele inkooporganisatie is overgestapt naar digitaal thuiswerken met behoud van de veiligheid van Departementaal Vertrouwelijke Informatie. Feestelijke gelegenheden als contract tekeningen vinden nu thuis ‘voor de webcam’ plaats. Defensie hecht veel waarde aan goede relaties met leveranciers. Er wordt daarom nauw contact onderhouden met het NIDV, de brancheorganisatie van Nederlandse bedrijven die producten en diensten leveren op het gebied van nationale en internationale veiligheid. Men probeert nog sneller de administratie op orde te hebben om zodoende facturen van leveranciers sneller te betalen.

Grotere uitdagingen zijn (aanstaande) vertragingen, tekorten en eventuele invloeden op de huidige financiën. Drie uitdagingen met grote impact vallen hierbij in het bijzonder op. Ten eerste zijn de wereldwijde lockdowns en reisbeperkingen reden voor vertragingen bij productie en aflevering van bestelde producten. Waar eerst alleen China als ‘bottle neck’ in de supply chain werd gezien, geldt dit nu ook voor Europa en de Verenigde Staten. Vertragingen ontstaan ook verder in de supply chain; zo is door beperkingen bij second tier leveranciers de levering van nieuwe helmen vertraagd. En ondanks de tijdige productie is de aflevering van de nieuwe Chinooks (helikopters) uit de VS op dit moment niet mogelijk door de reisbeperking.

Ten tweede hebben aanbestedingsplichtige diensten te maken met de restricties bij de rechtelijke macht; alleen zeer spoedeisende zaken worden in behandeling genomen. Dit betekent dat er, in ieder geval t/m 11 mei, geen uitspraak wordt gedaan in een Kort Geding naar aanleiding van een aanbesteding, maar tegelijkertijd verbiedt de aanbestedingswet definitieve gunning totdat de rechter zich heeft uitgesproken. Ten derde zijn er ook situaties denkbaar waar Defensie zelf door de Corona crisis niet (tijdig) kan voldoen aan zijn verplichtingen. Neem bijvoorbeeld de impact op het werk van de zogenaamde toezichthouders. Toezicht Defensie Leveranciers is werkzaam op productielocaties. Aanwezigheid, checks en steekproeven zijn op dit moment zeer beperkt mogelijk op locatie – zo bevindt de fabriek van de F35 zich bijvoorbeeld in het hart van het Italiaanse crisis gebied.

Maar juist tijdens deze uitdagingen, probeert Defensie zo coulant mogelijk om te gaan met deze uitzonderlijke situatie. Zo worden de termijnen van lopende aanbestedingsprocedures proactief en op aanvraag verlengd en wordt er flexibel omgegaan met bepalingen als overmacht, niet nakoming en boete in bestaande overeenkomsten – maar tegelijkertijd rekent Defensie ook op coulance vanuit de leveranciers. Directeur Inkoop, Hans Dussel, streeft naar nauwe samenwerking met leveranciers in deze crisistijd: “Laten we er samen voor zorgen dat in deze moeilijke en onvoorspelbare tijden we naar beste vermogen samen werken, zodat Defensie de samenleving kan bieden wat de samenleving van ons verwacht”.

Samenwerken – met collega’s, met de autoriteiten, met leveranciers – is van essentieel belang in tijden van crisis. Minister van Defensie Bijleveld-Schouten schrijft aan alle Defensie collega’s: “Hecht en verbonden zijn wij samen in staat tot grootse prestaties. Dat maakt mij trots” – en hier kan ik alleen maar mee instemmen.

Wil je meer weten over de werkzaamheden van Defensie tijdens deze crisis? De 4-delige televisieserie “Nederland strijdt tegen corona” neemt je mee in de hectiek waar militairen in het coronatijdperk mee worden geconfronteerd. (Discovery, t/m 11 mei).

 

Junior consultant

Maxime Fakkeldij