Creatief omgaan met vormvereisten afgestraft door rechter

9 nov 2018

Inschrijven op aanbestedingen is een vak apart. Meer dan eens proberen inschrijvers op creatieve wijze gestelde vormvereisten te omzeilen, bijvoorbeeld door het aanpassen van marges, regelafstanden en invoegen van kleinere figuren en tabellen. De rechtbank Den Haag heeft onlangs een vonnis gewezen over een dergelijke ‘creatieve’ inschrijving.

Een ministerie had een ICT-aanbesteding in de markt gezet. Voor de beantwoording van gunningscriteria was een format opgesteld, waarbij een maximum werd gesteld aan het aantal toegestane aan te leveren pagina’s. Daarnaast werden een specifiek lettertype en een specifieke lettergrootte voorgeschreven. Een inschrijver dacht de aanbestedende dienst te slim af zijn door zich weliswaar aan de vormvereisten te houden, maar door vervolgens een tabel als afbeelding te verkleinen om daarmee binnen het maximum aantal pagina’s te blijven. Hierdoor bevatte de tabel feitelijk gezien woorden met een lettergrootte 9, maar visueel gezien werd dit een lettergrootte 5. Het ministerie besloot vervolgens om de inschrijving wegens het niet voldoen aan vormvereisten terzijde te leggen, waartegen de inschrijver in bezwaar ging. Volgens haar had het ministerie haar ten onrechte geen herstelmogelijkheid geboden.

De rechter staat achter de beslissing van het ministerie. Immers worden vormvereisten gesteld om een level playing field te garanderen. Hierbij benadrukt de rechter dat vormvereisten geen toegevoegde waarde meer zouden hebben als men zou toestaan een verkleinde tabel als afbeelding op te nemen. Een beroep op herstel gaat dan ook niet op. Een inschrijving waarbij de vormvereisten worden omzeild, ook wanneer enkel sprake is van het opnemen van een verkleinde tabel, is een niet-besteksconforme inschrijving.

Let dus op: wanneer vormvereisten worden gesteld moet de inschrijving hier dus ook aan voldoen. De creativiteit om vormvereisten te omzeilen, kan het beste ingezet worden voor inhoudelijk creatieve en innovatieve inschrijvingen!

Linny Karssemeijer