Column: I=PxQ

7 jan 2012

Hoogleraren discussiëren al jaren levendig over de juiste definitie voor inkoop. Ik probeer het altijd maar simpel te houden: inkoop is prijs maal hoeveelheid; I = P x Q. Momenteel krijg ik veel opdrachten om kosten te besparen. De overheidsorganisaties waar ik voor werk kunnen het geld nu goed gebruiken. De verwachtingen van met name financiële mensen zijn daarbij dan altijd hoog gespannen. Rechtmatigheid, dat toch jarenlang hét stokpaardje van de overheid is geweest, wordt overschaduwd door doelmatigheid. Lagere prijzen en tarieven, dat is waar het nu om draait. Slimme inkoopstrategieën en strak contractmanagement moeten daar voor zorgen.
Het zijn diezelfde hoogleraren die over elkaar heen buitelen om met stoere besparingsbedragen en -percentages in de media te scoren. De één nog hoger dan de ander. Alsof overheidsinkopers jarenlang hebben liggen slapen. Controllers en bestuurders vangen deze geluiden op en zien inkoop daardoor als de kip met de gouden eieren. Ten onrechte. Tenminste, als je je beperkt tot het prijselement. Er zit namelijk wél echt een grote besparingspotentie in inkoop: door minder in te kopen. “Open deur” hoor ik u denken. Dat klopt! Laat mij hem dan maar eens intrappen. Er zijn namelijk maar bar weinig overheidsorganisaties die de inkopers echt de invloed geven om de hoeveelheid te beïnvloeden. Terwijl dat toch echt niet zo’n gek idee is. Maar je moet het wel ‘even’ doen.
Er zijn talloze manieren om minder – of in het beste geval niet meer – in te kopen. Neem als voorbeeld de categorie inhuur. Met een mooiere benaming personeel-niet-in-loondienst. Die bedraagt bij menig overheidsorganisatie al gauw tien tot twintig procent van de totale personeelskosten. De flexibele schil heeft onder meer tot doel om snel te kunnen krimpen als dat nodig is. Juist nu is het nodig, maar het lukt veel organisaties tóch niet om snel af te slanken. Dat komt omdat de oorzaak niet wordt aangepakt. Die oorzaak zit maar al te vaak in onnodige knelpunten in processen, slechte planning (gebaseerd op beschikbaar budget in plaats van op de hoeveelheid werk) en een aansturing van medewerkers die tekort schiet. Een structurele overcapaciteit van vaste medewerkers en onnodige inhuur zijn het gevolg. Door een kritische blik, het vermogen om te veranderen en de bereidheid van de organisatie om te besparen, kan vijftien tot twintig procent van de totale formatie (incl. inhuur) worden gekrompen. Dit is een flinke besparing die snel te realiseren is door een deel van de flexwerkers niet meer in te huren.
In mijn visie voor de toekomst zal inkoop zich meer met die Q moeten gaan bezig houden. Niet meer klakkeloos van de ‘business’ aannemen dat er X van Y nodig is, maar kritisch zijn op zowel die X als die Y. Van Weele heeft ons geleerd dat een eerdere betrokkenheid van inkoop een grotere invloed op het inkoopresultaat oplevert. Dat gaat met name over de specificaties. In mijn beleving zal de toegevoegde waarde van inkopers in de toekomst steeds meer moeten komen van de kennis over de beïnvloeding van de hoeveelheid. Vernieuwend kijken naar processen en er actief voor zorgen dat er geen overtollige ‘waste’ ontstaat. Dat past ook volledig in de duurzame gedachte.
Door de snel voortschrijdende ICT-ontwikkelingen zal de operationeel inkoper zijn werk op korte termijn zien verdwijnen. De efficiency van de tactisch inkoper neemt ook aanzienlijk toe als gevolg van slimme inkooptools. Alleen het werk van de strategische inkoper kan (nog) niet geautomatiseerd worden. Wil je dus als inkoopprofessional toekomstbestendig zijn, zoek het dan hoger op én ontwikkel je als procesdeskundige. Denk ná NEVI 1, 2 en 3 aan LeanSix Sigma of lees het boek ‘Operational Excellence nieuwe stijl’ om te leren hoe je behalve de P ook de Q effectief beïnvloedt.
Wim Nieland

—————————————————————————————————————
Wim Nieland MSc MBA is Directeur Publiek bij Aeves, de dienstverlener in de commerciële keten met inkoop, sales en marketing en communicatie) op het gebied van advies, executive search en interim management.