Column: Inkoop van schoonmaakdiensten in een steeds menselijkere markt

5 okt 2015

Nog niet zo lang geleden werden schoonmaakcontracten afgesloten waar je voor een dubbeltje op de eerste rang zat. Iedere dag je bureau schoon voor een prikkie. Het klonk geweldig, maar de schoonmaakmedewerkers waren de dupe. Deze onwenselijke situaties hebben we inmiddels grotendeels achter ons gelaten.

 Jarenlang schroefden schoonmaakbedrijven de productienormen omhoog en de tarieven terug. De oorzaak? Toenemende concurrentie en de opdrachtgever die het beschikbare budget steeds verder kortte, maar tegelijk hogere eisen stelde. Het resultaat: de schoonmaakbedrijven met de laagste prijs kregen uiteindelijk het contract, én de klachten namen toe. Niet alleen bij de opdrachtgevers: vooral de schoonmaak-medewerkers konden de druk niet meer aan.

Stap voor stap zijn er verbeteringen zichtbaar geworden. Meer investeringen in langdurige samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bijvoorbeeld. Geen contracten meer tot maximaal 4 jaar, maar contracten vanaf 4 jaar met vier keer de mogelijkheid om het te verlengen. Het schoonmaakbedrijf kan dan vanaf het eerste moment investeren in personeel, materialen en middelen, waardoor goed presteren wordt beloond en terugbetaald met realistische inkomsten en een goede relatie met de opdrachtgever én de schoonmaakmedewerker. Alle medewerkers volgen tegenwoordig een opleiding zodat zij in de toekomst meer zekerheid hebben op een nieuwe baan in deze branche. Ook als het schoonmaakcontract ten einde loopt bij de opdrachtgever. Alleen een doekje vast kunnen houden is niet meer voldoende; schoonmaken is een echt vak.

De Code Verantwoord Marktgedrag waarborgt deze ontwikkelingen en ondersteunt schoonmaakbedrijven die er oog voor hebben.  Er blijft een belangrijke rol weggelegd voor de inkoper bij de opdrachtgever. Hoe kom je aan een geschikte partner met wie een  langdurige relatie mogelijk is? Het initiatief hiertoe ligt bij de schoonmaakbedrijven die hun toegevoegde waarde aantonen. Het opleggen van een Programma van Eisen werkt hier averechts en leidt alleen maar tot belerend optreden door de opdrachtgever.

De behoefte vaststellen en het in kaart brengen van de doelstellingen is daarom van essentieel belang voordat je de markt op gaat. Stel bijvoorbeeld ondergrenzen in uurtarieven en productienormen zodat excessen in de aanbiedingen uitblijven. Creëer goede voorwaarden om de toegevoegde waarde van de schoonmaakbedrijven te stimuleren. Het uitvragen van een Plan van Aanpak en het houden van interviews of presentaties zijn hier ideale middelen voor.  Waarbij vanzelfsprekend geen laagste prijs meer uitgevraagd kan worden. Kies EMVI met de nadruk op kwaliteit als gunningscriterium. Tegenwoordig zijn verhoudingen van 80% kwaliteit en 20% prijs geen uitzondering meer. Opdrachtgevers worden hierdoor gedwongen na te denken wat zij nu eigenlijk van een opdrachtnemer verwachten. De opdrachtnemer moet nadenken welke specifieke dienstverlening het nu betreft. Waarbij de aandacht verlegd is naar duurzaamheidcriteria zoals milieu en sociaal rendement.

Voorwaarden voor een goed schoonmaakcontract is het toepassen van:

·         Langere contractduur: 4 jaar + 4x 1 jaar

·         Grenzen bepalen om excessen te vermijden

·         Werken met een Plan van Aanpak

·         Werken met een interview

·         EMVI: 80% kwaliteit versus 20% prijs

·         Contractmanagement met structurele aandacht voor KPI’s

Zijn er dan geen verbeterpunten meer? Die zullen er altijd zijn en dat is ook niet erg. Zo blijft iedereen scherp en innoverend.  Het antwoord is dan ook een volmondig JA!

De opdrachtgever moet contractmanagement verder ontwikkelen, zodat de KPI’s uit het Plan van Aanpak van de opdrachtnemer daadwerkelijk nageleefd worden. Te vaak wordt de rol van de opdrachtgever onderschat. De contractmanager kan door regelmatige analyses de zwakte en bedreigingen in de uitvoering direct aanpakken, zodat de klanttevredenheid hoog blijft. En hoe vaak komt het niet voor dat een ruimte leeg achterlaten zou worden door de gebruiker, maar dat het door slechte communicatie of gewoonweg niet nakomen van afspraken voor het schoonmaakbedrijf onmogelijk is om de ruimte überhaupt schoon te maken? Dit is vaak het begin van “vingertje wijzen”. Een goede samenwerking heeft wisselwerking nodig met van beide kanten evenveel inzet en naleving. Partnership is nu eenmaal geen eenrichtingsverkeer en goed contractmanagement levert geld op!

Freek Braakman

Freek Braakman

Freek Braakman is inkoopadviseur in de publieke sector bij Aeves. Freek begeleidt alle soorten aanbestedingsprocedures binnen werken, leveringen en diensten. In 2009 heeft Freek de studie Facility Management succesvol afgerond. Na zijn studie is hij begonnen als contractmanager en aanbestedingsadviseur op het facilitaire vlak.