Column: Foutje, bedankt!

30 aug 2013

De vakantiekilootjes zitten er nog aan, maar toch zakt me de broek af. Net terug van vakantie ben ik mentaal weer helemaal opgeladen – en in één moment weer compleet ‘terug bij af’ gebracht door een klant. Als leverancier van inkoopadviesdiensten ‘leveren’ we veel bij overheidsorganisaties. De vraag naar flexibele inkoopcapaciteit groeit ondanks een veel beklaagd inhuurverbod van externen. Maar het is gevaarlijk om ‘de overheid’ als containerbegrip over één kam te scheren. De focus van inkoop bij gemeenten en onderwijsinstellingen richt zich de laatste jaren meer op de doelmatigheid / kosten. De focus van het Rijk, de provinciën en de waterschappen ligt daarentegen nog steeds bij de rechtmatigheid. Ook al beweren ze vaak anders, in hun doen en laten klinkt de stem van juristen door. En dat is an sich niet goed of fout. In een eerdere column (I love rechtmatigheid) heb ik het zelfs opgenomen voor de focus op rechtmatigheid bij de overheid.

Wat is er dan aan de hand? Drie keer in korte tijd worden we door een overheidsklant uitgenodigd om een offerte uit te brengen. De voorwaarden waaronder liegen er niet om. Sterker nog, ze zijn bijna ondoenlijk. Voor wie het wat zegt, de ARVODI zijn op z’n zachts gezegd niet bepaald leveranciersvriendelijk. We doen uiteraard ons uiterste best om de beste man of vrouw tegen het meest gunstige tarief aan te bieden, maar tot drie keer toe krijg ik na onze aanbieding een telefoontje van een operationeel inkoper die, zich hevig verontschuldigend, aan me meldt dat ze onze aanbieding niet kunnen accepteren omdat ze een procedurefoutje hebben gemaakt en dat het op deze manier van hun jurist toch niet mocht. Nee hoor, er was niets mis met de aanbieding. In tegendeel, daar zouden ze graag gebruik van willen maken, maar de jurist vond het niet goed. Foutje, bedankt! Ik zou me als inkoopexpert in de publieke sector toch in hun situatie moeten kunnen verplaatsen… toch? Nou, nee dus!

Never bite the hand that feeds you’ is een bekende uitdrukking bij commerciële bedrijven en er zit een kern van waarheid is. Maar het straalt ook een bepaalde angst uit. Angst om te zeggen wat je er echt van vindt. Nou, ik baal er van! Het zou toch niet nodig moeten zijn om bij een offerteaanvraag te moeten antwoorden met de wedervraag: “Beste klant, hartelijk dank voor uw interesse, maar bent u werkelijk van plan van onze diensten gebruik te maken, trekt u de aanvraag dadelijk niet in, heeft u wel voldoende budget, mag u volgens uw eigen procedures wel een offerte bij mij aanvragen, gaat u onze aanbieding daadwerkelijk beoordelen en krijg ik daar dan ook een nette terugkoppeling van?”

Ik ben realist genoeg om te weten dat de crisis nog niet voorbij is en dat we erg blij mogen zijn dat de overheid toch behoorlijk investeert in onze diensten. Maar om keer op keer klakkeloos op te draaien voor fouten die niet nodig waren, gaat me wat te ver. Alstublieft, besef dat het maken van een offerte veel tijd en capaciteit kost die we die maar één keer kunt inzetten. In het kader van de administratieve lastenverlichting zou dit een fijne zijn om mee te beginnen!

Wim Nieland