Column: don’t ask, don’t tell…

7 jan 2012

Toegevoegde waarde. Wat mij betreft hét modewoord van 2010. Added value hoor je ook wel. Als mensen dat laatste zeggen, ben ik altijd extra op m’n hoede. Het wordt al gauw wolkenfietserij. Helemaal als het woord “strategisch” in dezelfde zin voorkomt. Het nieuwe kabinet dat argumenten verzint om toch naar Afghanistan te gaan, de CEO van Unilever die verklaart waarom de winstcijfers van Q4 lager waren dan verwacht, de minister van Buitenlandse Zaken die zijn Iranbeleid verdedigt, en zo kent u vast zelf een voorbeeld dichter bij huis. Er zit naar mijn smaak altijd een reden achter die niet helemaal deugt. Dat maakt het extra lastig om het in een column over de toegevoegde waarde van inkopers en contractmanagers te hebben. Ik wil het toch doen. En ik zal het woord “strategisch” achterwege laten.

Ik merk dat inkopers het gek genoeg niet gemakkelijk hebben met het SMART aantonen van hun toegevoegde waarde. Of die nu kwalitatief of kwantitatief is. Dat laatste zou makkelijker moeten zijn, zou je denken. Het tegendeel blijkt echter waar. Men vindt het niet eenvoudig een geaccepteerd sommetje te maken om te laten zien dat je je nuttig hebt gemaakt. Of om aan te tonen dat er te weinig inkopers of contractmanagers zijn op de afdeling. Een investering in een extra inkoper of contractmanager is een van de best renderende die je als organisatie kunt doen. Vanuit een bedrijfseconomisch perspectief zou je net zoveel van deze mensen aan een organisatie moeten blijven toevoegen tot de laatste die erbij komt, zichzelf niet meer kan terugverdienen. Als je dat zou doen, zou het best kunnen dat je op de korte termijn een verdubbeling van de hele formatie zou moeten krijgen. Dat weet u, dat weet ik, maar dat weet degene die erover gaat niet. Een verdubbeling zou natuurlijk wel een beetje te gortig zijn. In deze tijden moet je je zegeningen tellen en mag je als inkoopbaas blij zijn als er niet in je formatie wordt gesneden. Je bent per slot van rekening toch overhead. En wat zal de OR daar wel niet van vinden?

Laten we nou van een somber scenario uit gaan en accepteren dat we als overhead worden beschouwd en dat we een verdubbeling van de capaciteit op onze buik kunnen schrijven. Hoe kunnen we dan, zonder in onze schulp te kruipen, er alles uit halen wat er in zit? Door onze tijd zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten. Door het inkoopproces te optimaliseren, knelpunten weg te halen die optreden in raakvlakken met andere processen, inkopers alleen inkoopwerk te laten doen (en geen secretariële taken) en ga zo maar door. Dan zul je zien dat je in staat bent om de effectieve inkoopcapaciteit met tientallen procenten te verhogen. Procenten waarmee je een hogere ‘productie’ levert of een nog betere kwaliteit en/of lagere prijs uitonderhandelt. Probeer het maar eens uit. Als je “lean six sigma” intikt bij Google doe je goede ideeën op. Wees in de tussentijd voorzichtig met het claimen van extra personele formatie. Maak geen slapende honden wakker. Houd deze efficiencyslag op inkoopwerk zorgvuldig onder de pet. Anders loop je de kans dat er een HR-dame de vrijgespeelde capaciteit weer komt afromen. “Don’t ask, don’t tell” zouden Amerikanen zeggen, alhoewel dat daar wel een andere bijklank heeft.

Wim Nieland MSc MBA is Directeur Publiek bij Aeves, de dienstverlener in de commerciële keten met inkoop, sales en marketing en communicatie) op het gebied van advies, executive search en interim management.