Column: Bond Tegen Decentraal Inkopen

16 jul 2012

Inkopen is leuk, gemakkelijk en iedereen kan het beter dan de inkoper. Je hebt geld te besteden dus leveranciers zijn aardig voor je en je onderhandelingsvaardigheden zijn top. Op de soek in Marrakech werkte het prima, toch? Trouwens, die inkoper van ons heeft een contract gesloten met een ICT-boer waar de pc’s duurder zijn dan bij de Aldi… Wie kan er dan niet inkopen?

Komt u dit bekend voor? Mij wel. Ik kom ze écht tegen, organisaties waar zo wordt gedacht en erger nog, waar ook naar die gedachte wordt gehandeld. Organisaties die ooit eens een consultant hebben ingehuurd om een goed inkoopbeleid op te stellen (zodat die door de accountant afgevinkt kon worden) maar waar niemand zich er aan houdt. Of überhaupt weet dat het bestaat. Allemaal onder het motto van ‘decentraal inkopen’ of ‘integrale managementverantwoordelijkheid’. En het zijn echt niet eens de allerkleinste organisaties waar ik het over heb. Onbewust onbekwaam.

Om er nog een schepje bovenop te doen: ik kwam onlangs bij een organisatie die oprecht vond dat het inhuren van medewerkers niets met inkoop te maken had. Het hele inhuurproces en de onderhandeling over tarieven (voor zover daar al sprake van was) werd door de afdelingsmanagers gedaan. Nu ken ik situaties waarin het inhuren van bekenden een bedrijf snel en slagvaardig maakt. Maar ik geloof niet dat het goed is als lokale managers zelfstandig klakkeloos tonnen uit mogen geven aan externen. In ieder geval niet als er een inkoopbeleid bestaat. De processen voor het werven en selecteren van en het onderhandelen met inhuurkrachten is specialistisch werk en verdient de nodige zorg. Waarom? Om te voorkomen dat de verkeerde man op de verkeerde plek terechtkomt, tegen een tarief dat 20% te hoog is.

Inkopers hebben operationele zaken als bestellen en facturen afhandelen terecht massaal geautomatiseerd. Het P2P-proces is compleet lean gemaakt: 100 punten voor die prestatie. Maar bij tactische inkoopactiviteiten is dat gevaarlijk. Zeker in organisaties waar de bedrijfsvoering niet tip-top in orde is. Tactische en strategische inkoopactiviteiten (what’s in a name?) zijn té belangrijk om decentraal uit te voeren. Denk hierbij aan de sourcing strategie, tenders en contractmanagement. Mensenwerk waar kennis en ervaring voor nodig is. Organiseer dat liever centraal en zorg dat de budgethouders, interne klanten – of hoe ze ook genoemd worden – binnen een set van afspraken in de operatie goed hun gang kunnen gaan. Dan doet iedereen waar hij goed in is.

En daarom, beste lezer:  sluit u nú aan bij de Bond Tegen Decentraal Inkopen (BTDI). Dit platform verenigt inkoopprofessionals die het zat zijn om inkoop over te moeten laten aan niet-inkopers. De BTDI organiseert geen bijeenkomsten in een ivoren toren. Word lid en maak samen een vuist! Alleen zó roeien we het probleem met wortel en tak uit.

Wim Nieland