Client Case – Revalidatiecentrum

19 nov 2020

Situatie

Voor één van de grotere revalidatiecentra in West-Nederland (jaarlijks >15.000 klinische- en poliklinische patiënten) heeft AevesBenefit onlangs een inkoopoptimalisatieproject afgerond.

Door lagere rendementen en hogere (patiëntgebonden) kosten staat de zorgsector onder grote financiële druk. Het revalidatiecentrum ondervond hiervan de gevolgen, zoals het afblazen van eerder voorziene uitbreiding en nieuwbouw. Hierdoor ontstond de behoefte om een gezondere bedrijfsvoering te realiseren. Een van de manieren om dit te verwezenlijken was via een verlaging van de inkoopkosten. Tevens zocht het revalidatiecentrum handvatten om de inkoopvolwassenheid naar een hoger niveau te brengen. De organisatie had een groot aantal kleine leveranciers, beperkt inzicht in de contracten en een onvoldoende gestroomlijnd purchase-to-pay (P2P) proces. Ook omdat er vanwege de snel ontwikkelende coronacrisis onvoldoende capaciteit beschikbaar was in de eigen inkoopfunctie, benaderde de afdeling Inkoop AevesBenefit om het project te begeleiden. Met als doel: het snel verkrijgen van inzicht in de inkoopuitgaven en vervolgens het realiseren van inkoopbesparingen en -verbeteringen.

Aanpak

Het project werd verdeeld in twee fasen:

  • Fase 1: Spend- en volwassenheidsanalyse en het opstellen van een inkoopprojectplan
  • Fase 2: Realisatie van het inkoopprojectplan

Het doel van de eerste fase was inzicht te bieden in de inkoopuitgaven en het verbeterpotentieel voor daadwerkelijke inkoopbesparingen en -verbeteringen. Fase 1 startte met een grondige spendanalyse, waarbij de consultants van AevesBenefit op basis van de factuurgegevens van de afgelopen jaren inzicht boden in de huidige uitgaven; verdeeld over verschillende inkoopcategorieën, afdelingen en leveranciers. Deze spendanalyse vulden de consultants aan met een analyse van contracten en facturen, om voor de belangrijkste inkoopcategorieën het besparingspotentieel te bepalen. Hierbij schakelde AevesBenefit eigen categorie-experts in om de marktconformiteit en de belangrijkste condities van de verschillende contracten te toetsen en per categorie besparingsinitiatieven in kaart te brengen. In gesprekken met diverse budgethouders (o.a. IT, Technische Dienst, Facilitair Bedrijf) werden deze initiatieven gevalideerd en aangescherpt zodat een breed gedragen “foto” ontstond.

Vervolgens toetsten de consultants de inkoopvolwassenheid van het revalidatiecentrum op vier dimensies:

1) organisatie en beleid;
2) proces en systemen;
3) informatie en documentatie;
4) contracten en leveranciers.

Voor elke dimensie bepaalden zij meerdere verbeteracties. Deze kwalitatieve verbeteringen voor de verdere professionalisering van de inkoopfunctie kwamen met de inkoopbesparingsinitiatieven samen in een inkoopprojectplan.

In de tweede fase begeleidde het projectteam de opdrachtgever bij de implementatie van dit inkoopprojectplan. Hierbij lag de focus op de meest urgente en kansrijke initiatieven. Zo voerden zij een tender uit in de categorie Food om een significante kostenbesparing te realiseren, samen met een verbetering van de leveringskwaliteit en een administratieve lastenverplichting. Daarnaast startte het revalidatiecentrum met het optimaliseren van het purchase-to-pay proces. Het projectteam bracht de (knelpunten binnen de) huidige systeemondersteuning per processtap in kaart en definieerde een effectiever en efficiënter proces. Ook begeleidden de consultants het selectieproces voor een nieuwe P2P module. Zij brachten hiervoor de belangrijkste functionele eisen in kaart voor de inkoopaanvragen, workflows, goedkeuringsschema’s, inkooporders, ontvangstregistratie, 3-way-matching, functionaliteit van de spendanalyse en vereiste koppelingen. De specificaties toetsten de consultants tijdens diverse demosessies met leveranciers en stakeholders. Na aanschaf begeleidden de consultants de eerste fase van de implementatie van de nieuwe module.

Resultaten

Dit project leidde voor onze opdrachtgever tot de volgende resultaten:

  • Inzicht in de inkoopspend, inkoopbesparingen en kwalitatieve verbetergebieden

In de eerste fase leverde AevesBenefit een beknopt inkoopprojectplan op met besparingsopties die optelden tot +/- €500k (jaarlijks). Om de inkoopvolwassenheid verder te verhogen, bevatte het plan ook verbetervoorstellen voor het inkoopbeleid, contractbeheer en contractmanagement, inkooptemplates en het purchase-to-pay proces.

  • Significante inkoopbesparingen, o.a. op de categorie Food

Het resultaat van de tender voor de inkoopcategorie Food was een significante besparing (+/- €100k jaarlijks): het revalidatiecentrum verdiende onze projectkosten hiermee ruimschoots terug. Naast deze tender voerden de consultants van AevesBenefit andere inkoopoptimalisaties uit om ‘quick wins’ te behalen. Zo voegden we contracten van liftonderhoud samen en optimaliseerden we de onderhoudsfrequentie van het zwembad. Dit leidde tot kleinere besparingen.

  • Verbetering van het purchase-to-pay proces

Na het in kaart brengen van de functionele eisen en het vergelijken van diverse aanbieders, is een module geselecteerd die kon rekenen op het vertrouwen van de gebruikers en goed aansluit bij het huidige systeemlandschap. Dit systeem stelt de opdrachtgever in staat om in het vervolg inkoopbesparingen op de tail spend te behalen, via een gebruiksvriendelijker bestelproces en meer geautomatiseerde financiële afhandeling.

De consultants van AevesBenefit (Vincent de Wolf en Douwe Ribbink) kijken terug op een prettige samenwerking. Hierbij hebben we in coronatijd, met alle geldende beperkingen, toch een duidelijke bijdrage kunnen leveren aan een verbeterde bedrijfsvoering in de revalidatiezorg. Naast het project heeft het revalidatiecentrum haar inkoopteam tevens versterkt met twee inkopers. De opdrachtgever is daarmee dan ook klaar voor de toekomst!

Wilt u meer weten?
Neem dan contact op met Léon Fleuren (l.fleuren@aevesbenefit.com)