Alliander bouwt aan een world class procurement organisatie

19 mei 2020

Netwerkbedrijf Alliander is gewend om in een stabiele omgeving te opereren. Door de energietransitie ontwikkelt de organisatie nu in rap tempo om aan de veranderende vraag te kunnen voldoen. Voor de inkoopafdeling leiden deze uitdagingen tot de benodigde transformatie naar een ‘world class procurement organisatie’. Inkoopadviesbureau AevesBenefit interviewde Alliander naar aanleiding van deze grootschalige en ambitieuze verandering.

Ambitie Inkooporganisatie

Met 90.000 km elektriciteitsnet, 40.000 km gasnet en 7000 medewerkers is Alliander een van de grote netwerkbedrijven in Nederland. De versnelde overgang naar een duurzame energievoorziening brengt grote uitdagingen met zich mee. Er is veel werk aan de netten nodig, gecombineerd met een grote focus op duurzaamheid, een markt van schaarste en noodzakelijke kostenbesparingen.

Wat verstaat Alliander onder een ‘world class procurement organisatie’? CPO Rick Hof geeft aan dat de inkooporganisatie de huidige en toekomstige behoefte beter wil begrijpen en invullen door pro-actiever te werk te gaan en dichter bij de business te staan. Daarnaast wil Alliander, met een jaarlijkse spend van zo’n € 1,5 miljard, het maximale uit de markt halen. Inkopers moeten de kwaliteiten van de markt beter leren benutten. Kennis en ervaring van buiten zijn noodzakelijk in een continu veranderende wereld. “Er wordt meer overgelaten aan de markt, maar wel op een verstandige manier: stimuleren en controleren,” zegt PwC adviseur en interim CPO Frits Wolters. “Wij willen bereiken dat de markt onderdeel is van onze oplossing. Van reactief faciliteren naar sturend handelen is het doel.”

Bij het aanbesteden van kabels stelt Alliander bijvoorbeeld als voorwaarde dat de grondstoffen weer  hergebruikt kunnen worden in de nieuwe kabels.

De structuur van de inkooporganisatie

Om een ‘world class procurement organisatie’ neer te zetten heeft Alliander wijzigingen doorgevoerd in de structuur van de inkooporganisatie en zijn er nieuwe functies gecreëerd. De nieuwe inkooporganisatie bestaat uit 75 fte, met een grotendeels nieuw managementteam en vier gespecialiseerde afdelingen. De afdelingen Inkooppool, Categorie Management en Center of Excellence zijn nieuw gevormd en er zijn drie Inkoop Business Partners toegevoegd aan het inkoopmanagementteam.

1. Inkoop Business Partners

Dit is de liaisonrol tussen de inkooporganisatie en de grootste bedrijfsonderdelen: Asset management, Liander Operatie en Qirion. De Business Partner behartigt de belangen van de business en moet ervoor zorgen dat inkoop en de business op elkaar aansluiten. Door de afstand te verkleinen is inkoop vroeger in het proces betrokken, wordt er rekening gehouden met het Alliander-brede inkoopperspectief en worden marktkansen beter benut.

2. Categoriemanagement Team

Categoriemanagement speelt een belangrijke rol in de nieuwe manier van werken. De voormalige inkoopkolommen Aannemerij, Componenten en IT & Professional Services zijn nu gesegmenteerd naar categorieën. Het team van categoriemanagers wordt verantwoordelijk voor het bepalen van de lange termijn categorie strategieën. In de strategie komen de belangen van de business, het Alliander-brede belang en de ontwikkelingen in de markt samen.

3. Inkooppool

Alle junior, medior en senior inkopers zijn onderdeel geworden van één inkooppool die zich richt op aanbestedingstrajecten. Dit nieuwe team moet excellent worden in de uitvoering, met meer focus op standaardisatie. In de huidige situatie wordt het wiel nog wel eens opnieuw uitgevonden. Ook voor dit team geldt dat de verbinding met de omgeving belangrijk is. “Wij willen aan tafel zitten waar de vraag ontstaat”, zegt Manager Inkooppool Wouter ten Caat. “Het wordt een breed inzetbaar team, met ruimte en vrijheid om te doen waar je energie van krijgt en mee te bouwen aan de ontwikkeling van het team. Het moet ook een opleidingspool worden, waarbij de ontwikkeling van de medewerkers centraal staat: het van elkaar leren en het bieden van kansen en doorgroeimogelijkheden.”

4. Center of Excellence (COE)

Het nieuwe Center of Excellence (COE) wordt verantwoordelijk voor de continue verbetering van data, processen, tools, systemen en competenties. Het COE zorgt ervoor dat alle inkoopmedewerkers hun werk optimaal kunnen uitoefenen. Inkoop werkt meer data gedreven en heeft een toenemende behoefte aan moderne tools en systemen. Manager COE Mirjam Weima: “Ons doel is om de toegevoegde waarde van inkopers groter te maken door te standaardiseren en aan de onderkant te automatiseren zodat daar alleen de uitzonderingen nog handmatig verwerkt worden. COE richt zich ook op het ontwikkelen van competentietrainingen voor de inkoopprofessionals en heeft de taak om te blijven kijken naar de ontwikkelingen in de markt.”

In de zoektocht naar nieuwe collega’s is er vooral vraag naar bruggenbouwers. Verbinders tussen de interne afdelingen en de ‘buitenwereld’.

Duurzaamheid

Overkoepelend blijft duurzaamheid voor Alliander één van de belangrijkste voorwaarden om ‘world class’ te zijn. Op dit moment wordt 70% maatschappelijk verantwoord ingekocht en is het doel om in 2025 60% volledig circulair in te kopen. Bij het aanbesteden van kabels stelt Alliander bijvoorbeeld als voorwaarde dat de grondstoffen weer hergebruikt kunnen worden in de nieuwe kabels. “Bij netwerkcomponenten geldt dat herinzet het eerste “inkoopkanaal” is”, zegt Hans van Bergen, Project Manager Herinzet Netcomponenten. “Hergebruik is de nieuwe moraal. De duurzame doelen leiden tot intensievere samenwerking met leveranciers, waarin Alliander aanstuurt op volledige transparantie door middel van een grondstoffenpaspoort. Het houdt niet op na het ondertekenen van een contract – dit is juist het begin van iets moois”.

Transformatie & medewerkers

Eén van de succesfactoren van deze transformatie is volgens CPO Rick Hof de juiste mix van mensen met de juiste competenties. Naast de benoemde interne kandidaten worden er externe kandidaten gezocht als aanvulling op het team. “Net zoals een spelletje Tetris moet het geheel complementair zijn”, zegt PwC adviseur en interim CPO Frits Wolters.

Dat de medewerkers in deze transitie voor Alliander bovenaan staan, blijkt wel uit een inventarisatie onder de inkoopmedewerkers: ruim 90% is positief over de transformatie. “Het transparante proces en het meenemen van de meningen van de Inkopers hebben geleid tot dit positieve resultaat” zegt Project Manager Herinzet Netcomponenten Hans van Bergen. “Iedereen beseft dat dit nodig is om nog beter je werk te kunnen doen. We zijn ambitieus, trots, gecommitteerd en hebben veel voor elkaar over.”

In de zoektocht naar nieuwe collega’s is er vooral vraag naar bruggenbouwers. Verbinders tussen de interne afdelingen en de ‘buitenwereld’. De rol van de inkoper gaat van acteur naar regisseur en dit vraagt om nieuwe competenties. Initiatief, innovatief, flexibel zijn, maar ook: een luisterend oor. Competenties die samen met de benodigde expertise essentieel zijn om de komende jaren te bouwen aan ‘world class procurement’.

 

Wil jij meebouwen aan een world class procurement organisatie? Inkoopadviesbureau AevesBenefit en Alliander slaan de handen ineen om de beste professionals op verschillende niveaus te vinden voor de nieuwe inkooporganisatie. Interesse? Bekijk de vacatures op onze website of neem via b.meijs@aevesbenefit.com contact op met Boudewijn Meijs – Managing Consultant Werving & Selectie.