Aan de slag met inkoop! Maar waar begin ik!?

8 okt 2020

Waar begin ik!? Een vraag die onze klanten ons regelmatig stellen. Of je nou aan de slag wil met beleid, contractmanagement, het verhogen van de inkoopvolwassenheid, kostenreductie of procesverbetering. Alles begint met het verkrijgen van de benodigde inzichten en het stellen van doelen. Onderstaand stappenplan kan gebruikt worden als beknopte leidraad om verbeterinitiatieven op het gebied van inkoop te starten.

Voor we beginnen: doelen stellen

Inzicht alleen is uiteraard niet genoeg. Uiteindelijk gaat het erom wat er met het verkregen inzicht gebeurt. De vraag: ‘wat willen we bereiken?’ is allesbepalend voor de acties die volgen uit de analyse.

Kostenreductie, procesverbetering, kwaliteit, betrouwbaarheid, beschikbaarheid, beperken van risico’s: allemaal relevante aandachtsgebieden, die ieder op hun eigen manier bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen.

Stap 1: verkrijgen van inzicht

De eerste stap is het verkrijgen van inzicht: Wat geven we eigenlijk uit? Wie zijn onze leveranciers? Hoeveel leveranciers hebben we eigenlijk? Hoe vaak wisselen wij van leveranciers? Hoeveel facturen ontvangen we?

Momentopname
Met behulp van data uit de financiële administratie kan een momentopname gemaakt worden over de laatste jaren. Met inzicht in meerdere jaren, ontstaat er een compleet beeld van de uitgaven en worden trends en patronen zichtbaar.

Categoriseren van uitgaven
Door inkoop categorieën toe te wijzen aan de uitgaven, is het mogelijk de uitgaven te segmenteren naar relevante generieke aandachtsgebieden zoals ICT, HR en Facilitair of specifieke categorieën die voor een organisatie van belang zijn. De gebruikte categorieën van een zorginstelling verschillen immers dag en nacht met die van een productiebedrijf of een aannemer.

Contractanalyse
Naast inzicht in de uitgaven, helpt het om in kaart te brengen welke contracten er binnen de organisatie aanwezig zijn en vervolgens de belangrijkste contracten eens tegen het licht te houden. Bijvoorbeeld door de belangrijkste contracten objectief te laten toetsen door experts uit de markt. Hierbij wordt gekeken naar de overeenkomst, de gehanteerde processen, afspraken en marktconformiteit (benchmark) van de condities. Het helpt ook om een beeld te krijgen bij de status quo van de contracten: hoe zijn onze contractvoorwaarden? Hebben we de juiste afspraken en KPI’s opgesteld met onze leverancier? Waar is ruimte voor verbetering? Zijn er besparingskansen? En wat moet er gebeuren om deze verbeteringen of besparingen te realiseren?

Volwassenheidsmeting
Een volgende stap kan zijn om ook de inkoop organisatie in kaart te brengen met behulp van een volwassenheidsmeting. Er zijn tal van modellen beschikbaar waarmee de volwassenheid kan worden vastgesteld. De kunst is om een objectief beeld te schetsen van de huidige organisatie, om vervolgens een realistische ambitie te bepalen van de gewenste situatie en van daaruit haalbare doelen te stellen. Door deze doelen en de daarvoor benodigde initiatieven gefaseerd af te zetten op een tijdlijn, kan het volwassenheidsniveau stapsgewijs worden verbeterd.

Stap 2: van inzicht naar actie

Met de verkregen inzichten uit de eerdere stappen kunnen concrete acties worden bepaald. Gaan we voor ‘quick wins’ op de korte termijn? Richten we ons op het verminderen van het aantal leveranciers en het beperken van de administratieve beheerlast? Of gaan we onderdelen van onze uitgaven opnieuw tegen het licht houden? De gebundelde acties vormen een actieplan met daarin verschillende relevante aandachtsgebieden, zoals beleid, organisatie, processen, administratie, inkoopprojecten, contractmanagement, quick wins et cetera. Iedere stap van dit proces vraagt tijd en aandacht van de organisatie, wat vraagt om het stellen van prioriteiten en het maken van keuzes. Een plan is natuurlijk mooi, maar zonder draagvlak én commitment van de business is de kans op succes klein.

Stap 3: van actie naar resultaat

Met het actieplan in de hand wordt het startschot gegeven voor de uitvoering. Ook hier gaat op dat draagvlak en communicatie essentieel zijn voor een succesvol resultaat. Door de betrokkenen te informeren en mee te nemen in het plan, de tijdlijnen, doelstellingen en – zeker niet onbelangrijk – de verwachte inspanning van hun kant, krijgt het project de wind in de zeilen en komt de organisatie in beweging. Het verzilveren van ‘quick wins’ draagt eraan bij om het project van de grond te krijgen en zo ook het draagvlak op managementniveau te versterken.

Stap 4: meten, monitoren en bijsturen

Vanaf het moment dat de eerste verbeterinitiatieven zijn gestart, is het zaak de resultaten hiervan meetbaar te maken, ze te monitoren en bijsturen. Inkopen is één, zorgen voor zorgvuldige implementatie en het inbedden van een nieuwe werkwijze vraagt vaak meer aandacht. Vooral voor de relevante overeenkomsten is het noodzakelijk dat iemand eigenaar is van de overeenkomst en vervolgens ook als eigenaar optreedt. Het inrichten van een contractmanagementstructuur, waarin rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, draagt bij aan een duurzaam resultaat van een inkoopverbeterplan.

 

Senior Consultant

Relus Kuijpers

Zelf ook aan de slag met het verbeteren van inkoop?

Het adviesteam van AevesBeneft beschikt over ervaren consultants die tal van organisaties hebben geholpen met het verbeteren en professionaliseren van inkoop. In een tijdsbestek van een aantal weken brengen zij in kaart waar de organisatie staat, gevolgd door gericht advies over de mogelijke vervolgstappen om inkoop binnen uw organisatie naar het volgende niveau te brengen, wat uw doelstelling ook moge zijn.

Wil je meer weten, neem dan contact op met Léon Fleuren via l.fleuren@aevesbenefit.com.