Contractbeheerder IT – Erasmus Universiteit – Rotterdam

11 sep 2020 Inkoop Werving en Selectie Rotterdam

Introductie

Een vooraanstaande, internationale en dynamische omgeving. Ambitieuze ontwikkelingsplannen en de mogelijkheid om initiatief te nemen en zelfstandig aan de slag te gaan. Uitdagende IT vraagstukken en constante ontwikkeling en innovatie. Ben jij administratief en communicatief sterk onderlegd en speel jij een rol in deze situatie?

AevesBenefit is voor de Erasmus Universiteit op zoek naar een:

Contractbeheerder IT

Organisatie

Een smeltkroes van talent, internationaal georiënteerd en sterk maatschappelijk betrokken. Dat is de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR). Een universiteit die met 30.000 studenten en circa 2700 medewerkers tot de internationale top behoort en wetenschappelijke kennis in Rotterdam ontwikkelt die grenzeloos toepasbaar is. Werken bij de Erasmus Universiteit Rotterdam betekent werken bij een ambitieuze universiteit. Er wordt actief samengewerkt met TU Delft en Erasmus MC en ook internationaal wordt de samenwerking opgezocht om de modernisering van het hoger onderwijs in Europa te versnellen. In de periode 2019-2024 investeert de EUR ambitieus in de bedrijfsvoering. De komende jaren worden niet alleen de vruchten van deze investering geplukt, maar wordt ook de bedrijfsvoering verdergaand ontwikkeld om de positie van de EUR in Nederland en daarbuiten te versterken. Onderwijsinnovatie- en digitaliseringsprojecten maken hier een belangrijk onderdeel van uit. Ook neemt de behoefte aan passende IT oplossingen en voorzieningen toe door de ontwikkelingen rondom COVID- 19. Een dynamische situatie, gecombineerd met een gedreven en informele omgeving waarin samenwerking en collegialiteit voorop staan. Een hoge mate van zelfstandigheid, ruimte voor eigen initiatief, persoonlijke groei en vakinhoudelijke ontwikkeling typeren de manier van werken.

De dienst Information Technology (IT) van de EUR draagt zorgt voor de dienstverlening op het gebied van informatie- en communicatietechnologie in bredere zin. Dit betekent dat de dienst enerzijds verantwoordelijk is voor de virtuele werkplek van de EUR, waardoor medewerkers ‘any time’, ‘any place’ en op ‘any device’ kunnen werken. Anderzijds stelt IT de faculteiten en andere EUR-organisatieonderdelen in staat om succesvol diensten te verlenen aan studenten, medewerkers en bestuurders/management. De dienst IT heeft daarnaast de capaciteit en kennis in huis om de noodzakelijke IT-ontwikkeling, integratie en projectleiding inhoud te geven. De subafdeling Contractbeheer (en -management) zorgt voor het contractbeheer van alle IT gerelateerde contracten en de daaraan verbonden taken zoals monitoring en signalering.

Dit team van drie zoekt ter aanvulling een vierde collega in de rol van Contractbeheerder IT.

Functie

Als Contractbeheerder IT ben je verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de juiste versie van overeenkomsten en contracten en sta je in nauw contact met de interne organisatie en de externe partijen. Je ondersteunt de organisatie en signaleert de ontwikkelingen rondom de contracten en de gemaakte afspraken met leveranciers. Verder werk je onder andere aan de volgende taken:

  • Facturen beoordelen en verwerken op juistheid zodat de gemaakte afspraken ook echt worden gerealiseerd.
  • Meedenken en werken aan de transitie naar nieuwe processen en systemen om de Contractbeheer en -management functie te professionaliseren.
  • Registreren en beheren van contracten in het contractenregister.
  • Signaleren van onregelmatigheden in contracten.
  • Op de juiste wijze verwerken van contractmutaties.
  • Ondersteunen van contract- en leveranciersmanagers in aanbestedingsprocessen.
  • Zelfstandig managen van contracten van beperkte omvang.
  • Onderhouden van persoonlijk contact met de diverse opdrachtnemers.
  • Input aanleveren voor periodieke leveranciersevaluaties.
  • Signaleren van onderbestedingen en overschrijdingen op budgetten en het vaststellen van de reden daarvan.
  • Voorbereiden van nieuwe inkoopopdrachten.
  • Registreren, beheren en monitoren software assets.

Functie-eisen

Je bent medeverantwoordelijk voor het operationeel beheer van contracten en het onderhouden van relaties met diverse stakeholders. Om succesvol te kunnen zijn in deze functie heb je de volgende achtergrond:

  • Minimaal vier jaar ervaring in een complexe administratieve omgeving, bij voorkeur in het IT-domein.
  • Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau.
  • Een proactieve werkinstelling.
  • Kwaliteitsbewust, zelfstandig en integer.
  • In bezit van een kwalificatie op niveau van NEVI Medewerker inkoop en logistiek of bereidheid die kwalificatie te behalen.
  • Uitgebreide kennis van MS Office, in het bijzonder Excel.
  • Kennis van Negometrix is een pre.
  • Kennis van Topdesk is een pre.
  • Je werkt accuraat, bent enthousiast en dienstverlenend.
  • Je focust op resultaat, bent klantgericht en weet de samenwerking te bevorderen.
  • Je bent communicatief sterk en beheerst de Nederlandse én Engelse taal zowel schriftelijk als mondeling.

Aanbod

Je komt terecht in een uitdagende functie met volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling, 38 uur per week, maximaal € 3.548,00 bruto per maand (schaal 8). De Erasmus Universiteit Rotterdam heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en 41 vakantiedagen per jaar bij een volledige werkweek.

Inlichtingen

Heb je interesse of vragen over deze vacature? Neem dan contact op met Boudewijn Meijs – 06 52850540 – b.meijs@aevesbenefit.com.

Sollicitatie

Ben jij degene die wij voor deze functie zoeken? Solliciteer dan via het formulier op deze pagina!